Cómo Crear Planes de Mejora del Rendimiento para Trabajadores Remotos
El número de personas que trabajan de forma remota se ha disparado en los últimos años. Pero, aunque los negocios pueden realizarse en diferentes ubicaciones físicas, los fundamentos de una buena gestión de los empleados siguen siendo los mismos.
Los gerentes deben encontrar formas más efectivas de ayudar a los empleados virtuales que constantemente fallan en su desempeño. Y una de las mejores estrategias es utilizar un plan de mejora del rendimiento.
Pero, a diferencia de los planes tradicionales de mejora del rendimiento para gerentes que dirigen personal físicamente, en el proceso para trabajadores remotos debe tenerse en cuenta a los empleados remotos. De modo que las preguntas y los procesos encajan con su situación de trabajo remoto.
A continuación, encontrarás una guía paso a paso sobre cómo crear planes de mejora del rendimiento para trabajadores remotos. Aquí aprenderás qué es un plan de mejora del rendimiento y cómo desarrollar uno específicamente para trabajadores remotos. Además, encontrarás algunos consejos útiles para aprovechar tu plan y obtener los mejores resultados de tus empleados remotos.
¿Qué son los Planes de Mejora del Rendimiento ?
Un plan de mejora del rendimiento es una herramienta de apalancamiento de recursos humanos. Describe los pasos específicos que un empleado puede tomar para mejorar, así como los objetivos en los que puede trabajar. Este plan describe las siguientes cosas:
- El comportamiento esperado
- Los objetivos principales
- Recursos de aprendizaje disponibles para ayudar a lograr esos objetivos
- Un cronograma para mejorar el desempeño del empleado (para empleados con dificultades)
- Una línea de tiempo para alcanzar metas adicionales (para empleados que no tienen problemas)
El rendimiento importa sin importar dónde te encuentres. Y para los empleados remotos, los problemas de rendimiento pueden surgir a partir de varias causas diferentes.
Algunos de los problemas de rendimiento más comunes incluyen:
- Plazos que fallan regularmente
- Licencia excesiva por enfermedad
- Déficits motivacionales
- Baja productividad
- Absentismo
- Tardanza crónica
- Falta de profesionalismo
- Desperdicio de recursos
- Insatisfacción del cliente
- Trabajo pobre
En general, un incumplimiento continuo de las expectativas es suficiente para implementar un plan de mejora del rendimiento.
Al comprender las opciones disponibles para enfrentarlo, los gerentes pueden tener éxito en el desarrollo de una estrategia sólida que les ayude a tener éxito en ayudar a los empleados a sobresalir en situaciones de trabajo remoto, independientemente de la naturaleza del problema.
Cómo Establecer Planes de Mejora del Rendimiento
Cuando se trata de abordar los problemas de desempeño, los gerentes deben elegir su enfoque con cuidado. Es importante ver el bajo rendimiento como un problema con matices. Como tal, las soluciones probablemente variarán según el empleado, el equipo y el departamento.
Sin embargo, los planes de mejora del rendimiento generalmente tienen los siguientes elementos comunes:
- Identificar el problema / comportamiento / desempeño para mejorar
- Proporcionar ejemplos específicos del problema
- Resumir el estándar esperado
- Determinar la capacitación y el apoyo adecuados (también puedes usar un editor de video para crear videos que ayuden a las personas a involucrarse más en el proceso de trabajo y aclarar los problemas)
- Crear una línea de tiempo realista
- Programar controles regulares o puntos de revisión
Puedes tener un plan de muestra para tu organización en el que adaptes las preguntas y los procesos para alinearlos con cada individuo.
A continuación, ofrecemos una descripción más detallada de cada uno de los pasos para crear planes de mejora del rendimiento para trabajadores remotos:
1. Identificar el Problema en el Rendimiento para Mejorar
El primer paso para tratar con un empleado remoto que constantemente tiene un rendimiento inferior es descubrir las razones subyacentes por las que no está a la altura de su potencial.
Por ejemplo, puede haber una causa raíz que esté asociada con su bajo rendimiento, ya sean problemas personales, como un duelo familiar, o algo más en su vida social o profesional.
Puede que ni siquiera sea algo negativo, tal vez quieran mayores desafíos.
Cualquiera que sea el problema, es posible que no tengas la oportunidad de discutirlo con ellos durante la jornada laboral habitual, pero un plan de mejora del rendimiento te ayudará a llegar a la raíz del problema para que puedas abordarlo y ayudar a tus empleados a resolverlo.
2. Proporciona Ejemplos Específicos
Una vez que hayas identificado el problema para mejorar, debes proporcionar pruebas con ejemplos específicos. Puedes escribir tu plan de mejora del rendimiento o mostrarlo como una presentación.
Esto implica documentar los problemas tal como los ves. incluso antes de comenzar a crear el plan para ese trabajador.
Tus ejemplos deben incluir tantos detalles como sea posible, y cada ejemplo específico debe tener una fecha. Esto te ayudará a evitar problemas legales en el futuro.
3. Resume el Estándar Esperado
La creación de un plan de mejora del rendimiento te permitirá trabajar en el problema que está experimentando tu trabajador remoto.
Podrás pasar más tiempo con él, guiándolo hacia un plan correctivo para que pueda eliminar sus debilidades y amplificar sus fortalezas.
A continuación, se incluyen algunas cosas a tener en cuenta:
Enumera tus expectativas
Enumera todas las diferentes áreas en las que el trabajador virtual necesita mejorar. Ten en cuenta que las expectativas no son lo mismo que las tareas en el trabajo. Así que no extraigas las expectativas de la descripción del trabajo del trabajador remoto.
Más bien, desarrolla expectativas de desempeño definidas para que puedas ayudar al empleado a comprender cómo deben realizarse sus tareas.
Centrarse en los resultados finales en lugar de las actividades te ayudará a formar una base sólida para un plan de rendimiento eficaz.
Céntrate en el Comportamiento
Al describir la acción correctiva que se tomará, asegúrate de indicar claramente el comportamiento específico que necesita mejorar.
Por ejemplo, si un representante de servicio al cliente ha recibido constantemente quejas de los clientes por ignorar sus mensajes, puedes esbozar objetivos procesables, como «responder a todos los correos electrónicos dentro de las 48 horas».
Establece Metas Claras
En el caso de metas a alcanzar, asegúrate de brindar claridad para que el empleado tenga una comprensión de sus objetivos.
La falta de claridad hará que el trabajador remoto haga más y más preguntas que sólo sirven para aumentar su confusión.
Sin embargo, cuanto más precisos sean los objetivos y más claramente se comuniquen, más fácil será completarlos.
4. Ofrece la Formación y el Apoyo Adecuados
El siguiente paso en la creación de un plan de mejora del rendimiento es brindarles a tus trabajadores remotos soporte adicional u oportunidades de capacitación y desarrollo. Esta es una gran táctica para mejorar la efectividad del plan de tu empresa.
Tus empleados nunca deben luchar solos. La tutoría es una de las estrategias más importantes para ayudar a los empleados a sentirse escuchados y aumentar su desempeño.
Como gerente, es importante reconocer que el desempeño deficiente de tus empleados puede haber sido el resultado de una capacitación deficiente. Por ejemplo, si los empleados pasan por un proceso de incorporación inadecuado donde hay un apoyo mínimo, pueden tener problemas cuando se les asignan tareas con responsabilidad real.
Además, si a un empleado se le da una mayor carga de trabajo o un ascenso sin que se le proporcione la capacitación previa, es probable que tenga dificultades en su nuevo rol, lo que se traduce en un desempeño deficiente.
Tu trabajo aquí es identificar la brecha de habilidades, decidir la mejor manera de salvarla y brindar la capacitación y el apoyo adecuados para ayudar a los empleados remotos a hacer un mejor trabajo.
Esto puede incluir cosas como:
- Cursos formales
- Trabajos que siguen a colegas
- Asignar un mentor, etc.
Cada uno de estos ayudará al empleado a desarrollar habilidades específicas del trabajo para que pueda mejorar su desempeño general.
Consejo profesional: haz todo lo posible para proporcionar todo el apoyo adicional necesario, pero no microgestiones.
Los empleados a menudo se sienten incompetentes y poco seguros cuando pasan por un plan de mejora del rendimiento. No deseas sobrecargar aún más a tus empleados, así que haz todo lo posible para ayudarlos con paciencia, dándoles el espacio que necesitan para revisar los recursos.
Por ejemplo, puedes intentar registrarte todos los días con mensajes instantáneos simples y preguntas como «¿necesitas ayuda de mi parte?», o «¿encuentras alguna dificultad que te gustaría discutir?» Pero, lo importante es dejarles encontrar su propio camino.
5. Crea una Línea de Tiempo Realista
Un plan de mejora del rendimiento tiene un límite de tiempo. El empleado debe lograr objetivos medibles dentro de un período de tiempo específico, generalmente de 30 a 90 días.
Pero, como gerente, ya sabes que el trabajo remoto tiene su propio conjunto de restricciones y cuellos de botella. Al realizar un plan de mejora del rendimiento virtual, deberás tener esto en cuenta.
El plan de desempeño puede demorar más de lo habitual, por lo que debes crear un cronograma realista para que los miembros de tu equipo tengan tiempo suficiente para lograr sus objetivos.
Dentro de ese período de tiempo, deberías poder realizar un seguimiento de su progreso para asegurarte de que estén en el buen camino.
Por lo tanto, redacta un plan que no sólo tenga cronogramas alcanzables, sino que sea flexible para brindarle a tu empleado la mejor oportunidad de tener éxito.
6. Programar Registros Regulares
Es importante tener controles regulares donde monitoreas y mides la efectividad del plan de mejora del rendimiento de los empleados.
Los registros regulares te proporcionarán una estructura y, además, te servirán de guía para que el empleado se mantenga constantemente en la dirección correcta.
Reuniones Formales
Tus registros pueden ser en forma de reuniones individuales con el empleado para darle la oportunidad de verificar su progreso. Asegúrate de que tu empleado tenga la estructura predefinida para que sepa exactamente qué tipo de mejora se espera de él dentro de un período de tiempo determinado.
Reuniones Informales
Alternativamente, puedes optar por realizar reuniones individuales menos formales para administrar el desempeño de los empleados. Trata de que estas reuniones se lleven a cabo en un espacio seguro donde tú y tu subordinado directo puedan conectarse, y desarrollar una relación personalizada. Si tienes varios empleados a incluir, es importante que consideres el uso de software de seminarios web para reunirte con todos aquellos que necesitas presentes.
Encuestas de Opinión
También puedes crear plantillas de encuestas y personalizar las preguntas para cada individuo. Estas también pueden ser una gran oportunidad para recopilar comentarios, lo que las hace beneficiosas no sólo para los empleados sino también para los gerentes.
Puedes aprender formas de mejorar tus políticas actuales, así como cualquier sugerencia de los empleados para mejoras adicionales.
Consejos Adicionales:
Centrarse en la Positividad
Un punto importante a tener en cuenta es que debes centrarte en la positividad durante todo el proceso de mejora del rendimiento.
Independientemente de la razón por la que el plan fue necesario en primer lugar, casi siempre habrá algunos aspectos positivos. Asegúrate de comunicárselo al empleado para que sepa que es un miembro valioso de la organización.
A nadie le gusta que le digan que es terrible en su trabajo, y enfatizar los aspectos positivos de su empleo ayudará a motivar al empleado y lo alentará a esforzarse por mejorar más.
Mantén las Emociones bajo Control
Durante tus controles regulares y durante el resto del proceso, asegúrate de mantener tus emociones bajo control.
Aunque esto parezca obvio, vale la pena repetirlo. Permitir que las emociones asuman el control cuando se habla de problemas de desempeño puede hacer que la situación se salga de control.
Recuerda, no estás culpando al empleado, solo estás tratando de ayudarlo a mejorar.
Asegúrate de que lo sepan. Mantén la calma y sé profesional. Esto hará que sea más probable que el empleado sea receptivo y abierto al diálogo en lugar de cerrarse o volverse combativo.
Aprovecha al Máximo a tus Trabajadores Remotos con Planes de Mejora del Rendimiento
En el pasado, la falta de confianza impedía que muchos gerentes y empresas permitieran el trabajo remoto. Sin embargo, la pandemia ha obligado a muchas personas a trabajar de forma remota, lo que significa que los gerentes ahora tienen que enfrentar los desafíos que la acompañan, incluidos los trabajadores remotos de bajo rendimiento.
Utiliza este artículo como un recurso para ayudarte a crear planes de mejora del rendimiento efectivos para maximizar el potencial de tus trabajadores remotos.
Acerca del autor:
Ron Stefanski es un profesor universitario que se convirtió en propietario de un negocio en línea. Ha ayudado a cientos de miles de personas a crear y comercializar su propio negocio en línea. Puede obtener más información sobre él visitando OneHourProfessor.com. También puede conectarse con él en YouTube o Linkedin.
Cómo Establecer un Plan de Mejora del Desempeño
- Identificar el problema para mejorar
El primer paso para tratar con un empleado remoto que constantemente tiene un rendimiento inferior es descubrir las razones subyacentes por las que no está a la altura de su potencial.
- Proporciona ejemplos específicos
Esto implica documentar los problemas tal como los ve incluso antes de comenzar a crear el PIP para ese trabajador.
- Resuma el estándar esperado
La creación de un plan de mejora del rendimiento le permitirá trabajar de forma exhaustiva en el problema que experimenta su trabajador remoto.
- Ofrezca la formación y el apoyo adecuados
Brinde a sus trabajadores remotos apoyo adicional y / o oportunidades de capacitación y desarrollo.
- Crea una línea de tiempo realista
Como gerente, ya sabes que el trabajo remoto tiene su propio conjunto de restricciones y cuellos de botella. Al realizar un plan de mejora del rendimiento virtual, deberás tener esto en cuenta.
- Programe registros regulares
Los registros regulares le proporcionarán una estructura y, lo que es más importante, le servirán de guía para asegurarse de que el empleado se mantenga en el camino correcto y vaya constantemente en la dirección correcta.
