Comunicación en equipo: consejos y trucos para proyectos globales
Comunicación en equipo para el éxito del proyecto
La comunicación fluida del equipo y la rápida toma de decisiones se encuentran entre los factores de éxito más importantes en la gestión de proyectos. Pero esto puede convertirse rápidamente en un desafío, especialmente para los equipos internacionales que trabajan en diferentes países y zonas horarias. En este artículo, aprenderá lo que debe considerar al comunicarse con un equipo internacional.
Mantén a tu equipo remoto en la misma página
Con la creciente globalización, crece la importancia de los proyectos internacionales. Incluso si los equipos remotos aportan ventajas decisivas de productividad y los empleados multiculturales enriquecen la dinámica de un proyecto y al mismo tiempo pueden ser la base para soluciones creativas, la cooperación a través de las fronteras nacionales puede convertirse rápidamente en un problema. Una buena planificación, objetivos claros del proyecto y, sobre todo, una comunicación fluida es crucial para gestionar con éxito los equipos distribuidos.
Si intentas llevar a cabo un proyecto internacional basado en correos electrónicos y reuniones y llamadas telefónicas constantes, rápidamente encontrarás que esto es casi imposible. Las formas modernas de trabajo requieren nuevos enfoques y métodos de gestión. Las soluciones de colaboración prometen un remedio. Porque permiten a los equipos distribuidos definir claramente las responsabilidades y requisitos, comunicar objetivos y acortar los procesos de toma de decisiones.
A continuación te presentamos una serie de consejos útiles que deben tener en cuenta todos los que quieran liderar con éxito un equipo de proyecto internacional hacia su objetivo.
Definir claramente las responsabilidades y especificaciones de trabajo
La buena comunicación comienza con una buena planificación. Muchas de las discusiones que surgen durante un proyecto a menudo giran en torno a unas pocas preguntas básicas que se repiten: ¿quién debe hacer qué? ¿Cómo? Para cuando Las soluciones especiales de colaboración para la gestión de proyectos y tareas se centran en la respuesta rápida y eficiente de tales preguntas. Los equipos internacionales, en particular, necesitan instrucciones claras y un horario de trabajo bien planificado.
En lugar de enviar innumerables correos electrónicos de ida y vuelta para aclarar cuestiones de responsabilidad, que, por cierto, pueden convertirse rápidamente en un problema si el proyecto no sale tan bien como se esperaba, el equipo puede organizar el trabajo con anticipación, crear tareas en una central ubicación y delegar a los miembros del equipo. Puede especificar fechas de vencimiento y otros detalles. A través de responsabilidades claras, condiciones marco y plazos, que son visibles para todos los participantes del proyecto en cualquier momento, los equipos internacionales pueden guardar innumerables correos electrónicos y evitar reuniones innecesarias.
Discusiones de estructura
Otra ventaja de las soluciones de colaboración modernas como XELOS es que la comunicación del equipo está estructurada. Y lo mejor es que esto está completamente automatizado, sin causar un esfuerzo adicional para los empleados. Lo más destacado: en XELOS, la discusión y el intercambio de documentos tienen lugar directamente en el documento respectivo.
Las tareas también se pueden comentar de manera simple. Esto también evita correos electrónicos innecesarios sobre un tema y los colegas involucrados pueden seguir la discusión en cualquier momento. Al mismo tiempo, se simplifica la búsqueda de documentos importantes del proyecto.
Los empleados no solo encuentran todos los documentos relacionados con el proyecto en una ubicación central, sino que también pueden usar fácilmente las discusiones y comentarios que se han agregado a las tareas y documentos para rastrear qué ambigüedades, problemas o preguntas han surgido en el curso del proceso, que finalmente se tomó la decisión y por qué.
Utiliza la herramienta de comunicación adecuada en cada situación
Estas formas asincrónicas de comunicación son particularmente importantes en los equipos internacionales que trabajan en diferentes zonas horarias, ya que las horas de trabajo de los colegas pueden no superponerse. Por ejemplo, piense en un proyecto donde algunos empleados trabajan en San Francisco y otros en Berlín. Debido a la diferencia horaria de nueve horas, difícilmente puede reunirse en horas regulares de trabajo. Mientras los colegas de Berlín llegan a tiempo a las 9:00 a.m., California todavía está durmiendo. Y cuando los estadounidenses disfruten del primer café del día, Berlín volverá a estar listo.
Sin embargo, a menudo, un intercambio directo entre los involucrados no puede ser reemplazado. Es importante utilizar el medio de comunicación adecuado en cada situación. Los chats de audio y video con Skype, Google Hangouts y compañía no solo son baratos porque puedes ahorrarte llamadas costosas en el extranjero, sino que también son particularmente prácticos si quieres discutir un tema con varios colegas. Pero los chats de texto simples también pueden ser particularmente útiles para los equipos internacionales. Con la ayuda de Slack, Microsoft Teams o Google Hangout Chat, por ejemplo, puede coordinarse en tiempo real y responder preguntas de forma rápida y espontánea.
Las notificaciones automáticas informan a los usuarios de los nuevos mensajes que han llegado a su buzón para que no se pasen por alto ni se ignoren actualizaciones o información importantes.
