¿Cómo Agilizar los Flujos de Trabajo para Disparar las Conversiones sin Trabajar más Horas?
Imagina que tienes una gran idea y un fantástico equipo para ejecutarla. Estás trabajando duro para obtener ganancias por todos tus esfuerzos, pero eso no está funcionando. ¡No te preocupes! Simplemente sigue leyendo para despertar a la meta de tus sueños, agiliza tus flujos de trabajo y dispara las conversiones sin trabajar más horas. ¡Vamos!
Optimiza los Flujos de Trabajo para Aumentar las Conversiones
1. Analiza tu flujo de trabajo actual
La eficiencia, la gestión del tiempo, las listas de tareas pendientes y la motivación son solo algunos términos que debes haber encontrado regularmente al intentar ejecutar tus planes estratégicos para tu marca/empresa.
Hay tantos términos ingeniosos por ahí. Y varias sugerencias que la gente da mientras intentas llegar a fin de mes para tu empresa. Es difícil saber qué camino tomar, ¿verdad?
Introspección. ¡Este es el camino a seguir!
Para lograr un flujo de trabajo eficiente, debes evaluar los procesos existentes. Claramente, el proceso de trabajo actual no funciona, la solución a tu problema está dentro del flujo de trabajo actual.
Solo necesitas concentrarte en buscar las lagunas en los procesos de trabajo actuales, y da el primer paso para mejorar la eficiencia.
Esta parte es crucial para mejorar el flujo de trabajo de tu empresa. Si te pierdes las grietas en este paso, podrías poner en peligro los esfuerzos que has estado realizando para mejorar tu flujo de trabajo.
Pasos Clave para Enfocarte en:
- Familiarízate con el funcionamiento de cada departamento de tu empresa
- Habla con tus empleados para recibir comentarios sobre cada proceso o flujo de trabajo de sus respectivos departamentos
- Analiza lo que recopilaste y documéntalo todo para consultarlo más adelante.
2. Identificar las áreas clave y las actividades centrales
En este paso, revisa la documentación que preparaste en el paso anterior.
Las áreas clave para mejorar se reflejarán en este paso. Comprobar:
- Motivación menguante
- Instrucciones poco claras
- Gerentes ineficientes
- Interrumpir el flujo de comunicación
- Falta de retroalimentación regular de sus empleados
- Pasos innecesarios
- Tareas que consumen mucho tiempo
Estas son las áreas probables en las que puede encontrar grietas en el flujo de trabajo que afectan la productividad de tu equipo. Recuerda dedicar tiempo completo a cada área, las lagunas desatendidas pueden tener implicaciones directas en el crecimiento de tu negocio.
3. Eliminar ineficiencias
Ahora que sabes qué te está causando problemas, continúa y elimínalos de tu flujo de trabajo.
Solo que no es tan simple como parece. Debes dividir tu proceso de trabajo existente en partes más pequeñas. En este segmento de la gestión del flujo de trabajo, ¡también debes cuidarte a ti mismo!
Los procesos de flujo de trabajo pueden ser extremadamente abrumadores. Revisarlos para descubrir las fallas en el flujo de trabajo es una tarea adicional, por lo tanto, da un paso a la vez. Puedes correr el riesgo de darse por vencido demasiado pronto o simplemente hojear las partes gruesas para terminar, lo que en última instancia no te dará los frutos del éxito.
Al igual que las piezas más pequeñas de comestibles son más fáciles de masticar y digerir mejor en comparación con un bocado, dividir tu flujo de trabajo en piezas más pequeñas y manejables te ayudará a identificar y rectificar mejor los defectos.
Una vez que tengas más bits digeribles para trabajar, ahora necesitas clasificar las tareas dentro de tu flujo de trabajo según su importancia y prioridad. Por ejemplo, puedes clasificar tus procesos de flujo de trabajo en una escala del 1 al 10, siendo 10 la tarea de proceso de mayor importancia y 1 la de menor importancia.
Esto asegurará que tu proceso de flujo de trabajo sea eficiente y quizás te ayude a eliminar los procesos que tienen un rango más bajo y son casi redundantes. Con este paso, estarás más cerca de seleccionar un flujo de trabajo optimizado e infalible.
Consejo rápido, ¡documenta todo!
No hay duda de que tiene una gran memoria y confía en ella en gran medida para hacer tu negocio. Sin embargo, puedes ayudarte a ti mismo a trabajar de manera aún más eficiente, ayudar a tu cerebro y aligerar su carga de trabajo documentando todo.
Crea el hábito de ingresar datos regularmente y documentar cada proceso de manera oportuna o usa un software de administración de tareas, estos son una necesidad importante para eliminar cualquier ineficiencia en el flujo de trabajo.
4. Introducir la automatización para ahorrar tiempo
La optimización de los flujos de trabajo es definitivamente un proceso complejo, pero la tecnología tiene una solución para cada problema y la automatización del flujo de trabajo es la solución que está buscando.
¿Por qué contratar recursos humanos para agilizar el proceso de trabajo cuando puede hacer que los bots trabajen para ti? La tecnología puede hacer que los procesos comerciales y la gestión de proyectos sean pan comido.
La ventaja adicional de la automatización de procesos es la eliminación de cualquier error que los humanos sean propensos a cometer y también mejora la eficiencia.
Muchos procesos requieren largas horas, y el tiempo es un recurso que nunca tenemos en abundancia. La tecnología puede ayudarlo a lograr las mismas tareas en un período de tiempo mucho más corto y sin involucrar a ninguno de los miembros de su equipo.
El software de gestión simplificará su vida y las características avanzadas harán que los procesos comerciales sean eficientes.
Las nuevas tecnologías de software y herramientas de automatización como Zapier te ayudan a optimizar tu flujo de trabajo y automatizar procesos para una gestión de proyectos mucho más eficiente.
La buena noticia es que existen muchas soluciones modernas de software de flujo de trabajo que ayudan a optimizar los procesos y flujos de trabajo comerciales. También se conocen como software de gestión de procesos de negocio.
Todos los software de procesos de gestión empresarial tienen sus propias características únicas, múltiples beneficios y satisfacen diferentes necesidades de acuerdo con los diferentes negocios y sus procesos de trabajo.
Sin embargo, en general, la mayor parte del software automatiza la recopilación de datos en una sola ubicación, envía automáticamente datos sobre las nuevas contrataciones a un lugar central, automatiza los pasos del flujo de trabajo empresarial y genera una mejor visibilidad con gráficos, tablas e informes.
La gestión del flujo de trabajo nunca ha sido tan fácil antes, así que adelante y automatice su flujo de trabajo para impulsar los rendimientos rentables de su negocio.
La productividad de tu empresa se disparará una vez que incorpores software para administrar tus flujos de trabajo optimizados.
5. Use el seguimiento del tiempo para monitorear el progreso
El tiempo es un recurso caro, uno que no se puede comprar. Descuidar el factor tiempo al hacer un seguimiento de la eficiencia de la gestión puede costarle una fortuna a su organización.
El tiempo es un factor furtivo que es invisible en los datos, fuera de la vista, por lo tanto, fuera de la mente. Sin embargo, el seguimiento del tiempo no se puede ignorar cuando intenta optimizar su flujo de trabajo para crear una estrategia comercial eficiente.
La gestión del tiempo es una habilidad con la que todos estamos luchando. Sin embargo, con la ayuda de las estrategias adecuadas para administrar el tiempo y controlando el tiempo que dedicamos a diferentes procesos de trabajo, podemos crear un flujo de trabajo saludable y eficiente.
Una de las mejores formas de mejorar el flujo de trabajo y administrar el tiempo es colocar un enorme reloj visible frente al espacio de trabajo para inculcar un sentido de urgencia y capacidad de acción en el flujo de trabajo.
Otra excelente manera de hacer un seguimiento del tiempo es, por supuesto, el uso de software y aplicaciones. Especialmente, el registroo del tiempo es un factor crucial a tener en cuenta al intentar crear un flujo de trabajo para tu negocio independiente.
El registro del tiempo es imprescindible para la economía de servicios porque tienen altos costos personales involucrados en el negocio y un seguimiento y una gestión del tiempo deficientes realmente pueden arruinar su negocio.
6. Actualice sus Procesos con las Plataformas Adecuadas
No te estreses y termines comprometiendo tu salud mientras intentas optimizar tu flujo de trabajo. Nuestro estilo de vida acelerado y nuestra cultura laboral apenas nos dejan tiempo para nosotros mismos.
Trabajar más horas para hacer las cosas solo lo agotará. Deja que la tecnología haga el honor de sacarte de este lío.
La gestión del inventario
Montones y montones de papeleo es lo que te viene a la mente cuando piensas en la gestión de inventario, pero con la ayuda de las plataformas adecuadas, puedes hacerlo todo con una eficiencia mucho mayor que cuando se hace manualmente.
Optimizar la gestión de tu proceso de inventario con un sistema de procesos de aprobación automatizado significa menos errores, recepción y entrega optimizadas y un inventario automático.
Logística
Lo siguiente es optimizar el flujo de trabajo logístico. La logística tiene que ver con los tiempos, si algo interrumpe tu flujo logístico, es posible que no cumplas con los plazos y pierdas clientes.
Una entrada manual incorrecta y todo tu horario puede verse interrumpido.
Para resumir, el trabajo logístico puede ser extremadamente engorroso y complicado si intentas resolverlo todo tu mismo en una hoja de cálculo. Te sugerimos que automatices tu flujo de trabajo logístico buscando ayuda de aplicaciones que optimizarían tu flujo de trabajo reduciendo las posibilidades de errores cuando se hace manualmente.
Incorporación de recursos humanos
Otro espacio donde la optimización es útil es para acelerar los procesos de incorporación de recursos humanos. Es un área privilegiada para la optimización del flujo de trabajo.
La razón es exactamente la misma que la anterior, para mejorar la eficiencia, acelerar el proceso de documentación y recopilación de datos, y ahorrar su capital humano para algo técnico y basado en habilidades que los trabajos mundanos de gestión de datos.
Finanzas
Hacer un seguimiento de las transacciones y las finanzas también puede ser una tarea igualmente torpe y abrumadora si se realiza manualmente. Las facturas en papel, el efectivo y los cheques ahora están desactualizados, sin olvidar que son propensos al fraude.
Un sistema financiero digital implementado puede ayudarte a optimizar tus flujos de trabajo con mayor eficiencia.
Culturas de trabajo híbridas
Después de la pandemia, las culturas laborales han cambiado drásticamente. Los empleados prefieren trabajar desde la comodidad de sus hogares, pero algunos también prefieren el horario de trabajo en la oficina.
Esto plantea un gran dilema para que los gerentes se mantengan al día con el formato híbrido. Los softwares que lo ayudan a optimizar sus flujos de trabajo para las culturas de trabajo híbridas son un gran ahorro de vida y tiempo en tales casos.
7. Solicita comentarios de los jugadores clave
Los comentarios de los clientes te indican qué tan bien funciona su proceso comercial, pero los jugadores clave que lo ayudarán a mejorar tu flujo de trabajo son definitivamente su propio equipo.
Es posible que tu empresa esté segregada en varios departamentos, y es probable que no estés completamente al tanto de los problemas que enfrenta cada segmento de tu empresa. Esta es exactamente la razón por la que necesitas comentarios detallados y holísticos de tus compañeros de trabajo, empleados y colegas.
No cometas el error de confiar únicamente en los comentarios del jefe de los diferentes departamentos, sino también de los compañeros de equipo que trabajan dentro de cada departamento. Pocas veces, si el retraso o las lagunas se encuentran en el jefe del departamento, es posible que obtengas una versión falsa o sesgada de los problemas que enfrenta ese departamento.
Asegúrate de conectarte con tus empleados desde el nivel del suelo para conectarte mejor y también garantizar la colaboración en equipo, donde las opiniones de cada uno de ellos importan.
Muchas veces estas personas pueden tener mejores ideas para mejorar el flujo de trabajo ya que se concentran en un solo departamento, por lo que un buen sistema de retroalimentación en formato de encuesta o reuniones en persona puede ser muy fructífero para mejorar los flujos de trabajo.
Un consejo rápido: si tu tiempo lo permite y la carga de trabajo lo permite, intenta realizar reuniones para recibir comentarios en lugar de encuestas. Las encuestas, la mayoría de las veces se sienten frías y sin esencia humana, por lo que se observan como una tarea más. Básicamente, reiteramos que debes automatizar tu flujo de trabajo para que tengas tiempo para las cosas que requieren principalmente la presencia humana.
8. Implementar y Refinar Continuamente
El último elemento clave a tener en cuenta al mejorar el flujo de trabajo es seguir refinando tus estrategias para optimizar tu flujo de trabajo.
Una sola estrategia nunca será universal ni será perenne. Con el tiempo y los cambios constantes en el estilo de vida y las culturas, tus flujos de trabajo también deberían seguir evolucionando.
No se trata solo de mejorar con cada refinamiento, sino también de asegurarte de que se ajuste al equilibrio de la cultura de vida actual.
Sé paciente, el refinamiento lleva tiempo. Debes esperar los comentarios de la experiencia del cliente y de tus empleados.
Otro aspecto interesante a tener en cuenta mientras refina tu flujo de trabajo es usar plantillas de gestión de proyectos que ayudan a que el flujo de trabajo sea interactivo y mucho más eficiente con algunas hojas de ruta interactivas y ayudan a crear un flujo de trabajo bien organizado.
¡Es hora de disparar las conversiones!
¡Si, eso es correcto! Ahora tienes todo lo que necesitabas para optimizar muchos procesos en un solo flujo de trabajo cohesivo.
Por supuesto, implementar todo lo que has recopilado hasta ahora de esta publicación requerirá tiempo y esfuerzo, pero la buena noticia es que ya has comenzado.
Sabes lo que debes hacer y ahora puedes crear mejores flujos de trabajo para que los negocios futuros funcionen sin problemas.
Sobre el Autor:
Mark Quadros es un comercializador de contenido SaaS que ayuda a las marcas a crear y distribuir contenido radical. En una nota similar, a Mark le encanta el contenido y contribuye en varios blogs autorizados como HubSpot, CoSchedule, Foundr, etc. Conéctese con él a través de LinkedIN o Twitter.
¿Cómo agilizar los flujos de trabajo para disparar las conversiones sin trabajar más horas?
- Analiza tu flujo de trabajo actual
Para lograr un flujo de trabajo eficiente, debe evaluar los procesos existentes. Solo necesita concentrarse en buscar las lagunas en los procesos de trabajo actuales y dar el primer paso para mejorar la eficiencia.
- Identificar las áreas clave y las actividades centrales.
Recuerde dedicar tiempo completo a cada área clave, las lagunas desatendidas pueden tener implicaciones directas en el crecimiento de su negocio.
- Eliminar ineficiencias
Los procesos de flujo de trabajo pueden ser extremadamente abrumadores. Revisarlos para descubrir las fallas en el flujo de trabajo es una tarea adicional, por lo tanto, dé un paso a la vez.
- Introducir la automatización para ahorrar tiempo
La optimización de los flujos de trabajo es definitivamente un proceso complejo, pero la tecnología tiene una solución para cada problema y la automatización del flujo de trabajo es la solución que está buscando.
- Use el seguimiento del tiempo para monitorear el progreso
El tiempo es un factor furtivo que es invisible en los datos, fuera de la vista, por lo tanto, fuera de la mente. Sin embargo, el seguimiento del tiempo no se puede ignorar cuando intenta optimizar su flujo de trabajo para crear una estrategia comercial eficiente.
- Actualice sus procesos con las plataformas adecuadas
Trabajar más horas para hacer las cosas solo lo agotará. Deja que la tecnología haga el honor de sacarte de este lío.
- Solicite comentarios de los jugadores clave
Asegúrese de conectarse con sus empleados desde el nivel del suelo para conectarse mejor y también garantizar la colaboración en equipo, donde las opiniones de cada uno de ellos importan.
- Implementar y perfeccionar continuamente
Una sola estrategia nunca será universal ni será perenne. Con el tiempo y los cambios constantes en el estilo de vida y las culturas, sus flujos de trabajo también deberían seguir evolucionando.
