Estimación de Tiempos y Planificación
¿Por qué estimar tiempos?
Simple: Para llegar a tiempo y en presupuesto. Estimar los tiempos te ayudará a cumplir con las fechas de entrega que fijas y, cumpliéndolas, serás sin lugar a dudas más confiable y profesional para tus clientes.
También es de utilidad como guía: podrás decirle a miembros de tu equipo que no deberán ocupar más de X cantidad de horas en una tarea específica. Para hacer esto, sin embargo, necesitarás fijar estimaciones realistas y viables para no generar estrés en la oficina.
Recuerda que la gestión del tiempo es una habilidad. Y, definitivamente, no es tan fácil como parece. Uno generalmente tiende a subestimar que a sobrestimar, lo que puede resultar peligroso (si tardas demasiado tendrás a un cliente o a un jefe iracundo; si por el contrario sobrestimas, aunque sea estarás entregando los trabajos antes de lo esperado). Sin embargo, sobrestimar tampoco es la respuesta: puedes perder clientes potenciales en el camino.
¡Ay! ¡Qué dilema!
Cómo estimar el tiempo (con exactitud)
Divide y Vencerás
Tracking Time introduce Listas de Tareas para los proyectos, Tareas y Sub-Tareas para ayudarte a dividir los proyectos y volverlos más manejables. Tus estimaciones serán más exactas si comienzas de abajo para arriba: en lugar de empezar estimando el tiempo para un Proyecto entero, comienza por fijar estimados por cada tarea y luego, súmalos.
Conoce a tu equipo e involúcralos
El inventario de Skills de Tracking Time te ayuda a asignar las tareas adecuadas a la persona indicada: saber qué delegas y a quién hará que estimes el tiempo de manera más exacta. Si delegas una tarea que requiere habilidades de Java Script a una persona que ha estado traqueando esa destreza durante 1.000 horas, el tiempo estimado será más corto que si le asignas la misma tarea a alguien que solo ha ocupado 200 horas en esa destreza.
Otro factor importante es comunicarte con tu equipo: Pregúntales cuanto tiempo creen que les tomará realizar una tarea específica y déjales fijar sus propios estimados y fechas de entrega para que se involucren más en el proceso. Serán sus propias estimaciones las que tendrán que cumplir y no estimaciones y fechas límites impuestas por otros.
Esta práctica también desarrolla las habilidades de estimación de la persona, lo cual no es un detalle menor ya que derivará no solo en proyecciones más exactas y en una mejor productividad sino también que incentivará la autonomía y autosuficiencia de los miembros del equipo
Aprende de tu historia
Una vez que el proyecto haya terminado, compara los estimados del proyecto y las tareas al tiempo que realmente ha llevado completarlas, utilizando los Reportes de Tracking Time. Esta herramienta poderosa será de extrema utilidad a la hora de estimar proyectos y tareas futuras.
Las Líneas de Tiempo de Tracking Time son otra forma de aprender de la historia. Servirá para evaluar la manera en que el proyecto se ha desarrollado y cuando los hitos o mojones han sido alcanzados. Las líneas de tiempo cuentan la historia del proyecto y muestran información etiquetada. Recuerda: ¡La horas no mienten!
