5 trucos de registro del tiempo para una mejor y más rápida facturación
¿Tú o tus empleados y socios han tenido problemas con el registro del tiempo de sus proyectos? Si estás proporcionando algún tipo de servicio a tus clientes que pagan tanto por hora como por proyecto, esto podría convertirse en un gran problema.
¿Por qué es esencial el registro preciso del tiempo para el crecimiento de tu negocio?
Cuando las horas no registradas se escapan por las grietas, tu negocio está perdiendo ganancias y sus márgenes disminuyen. Hacer un registro de tu tiempo con mayor precisión puede ayudarte a recuperar el control sobre las horas facturables. Así como a concentrarte en los proyectos más rentables mientras dejas de lado aquellos que consumen tu tiempo y tus ganancias.
El registro del tiempo no se trata sólo acerca de tu esfuerzo. Es también el enfoque de la rutina de tu equipo. Y la cultura de tu empresa centrada en la transparencia y la responsabilidad. Es por eso que cuando intentas mejorar en la medición del tiempo y facturar a tus clientes de acuerdo con las planillas de tiempo, debes involucrar a toda la organización y los socios, empleados y contratistas que cooperan en los proyectos de tu agencia.
Una vez implementado correctamente, un registro del tiempo más preciso te ayudará a ganar más. Y enviar a tus clientes facturas que tengan una suma total más alta sin dejar de ser justas y más transparentes que antes.
En este artículo, te mostraremos cómo puedes lograr los siguientes resultados:
- Detectar proyectos no rentables y centrarse en aquellos con un mayor potencial de ingresos
- Mejorar tus habilidades de gestión de proyectos como propietario de un negocio o
- Mejorar tus habilidades de gestión de proyectos como propietario o gerente de un negocio
- Crear propuestas de ventas más precisas basadas en el historial de trabajo anterior
Comencemos con estos cinco consejos esenciales de registro del tiempo para las empresas que operan en el modelo de agencia.
Integra tus herramientas de gestión del tiempo y seguimiento del tiempo
Comprender qué tareas consumen más tiempo es el primer paso para ser más eficiente en la gestión de proyectos. Para lograr esto, debes realizar un registro de tiempo dedicado a cada tarea y activar tu temporizador con más frecuencia.
Recuerda que el registro del tiempo que dedicas a un proyecto en general sin un desglose más detallado en tareas no te ofrecerá una descripción general más detallada. Como resultado, no podrás detectar las tareas que requieren más tiempo.
Entonces, ¿cómo puedes realizar un seguimiento de los proyectos de una manera más detallada? Integra el registro de tu tiempo con una herramienta de gestión de tareas como Asana, Trello o Todoist. Así es como se ve el seguimiento del tiempo dedicado a una tarea específica en una herramienta de gestión de proyectos, Asana con la integración de TrackingTime:
Sin embargo, recuerda que puedes desanimarte fácilmente. O simplemente olvidarte de ceñirte a tu nueva rutina cuando adoptes un nuevo enfoque para controlar tu tiempo y el de tu equipo. Es por eso que tienes que entender claramente la razón por la que lo estás haciendo. Y qué resultados puede traerte a largo plazo. En este caso, tu equipo también debe comprenderlo y sentirse incentivado a ceñirse a las nuevas reglas.
Systeme.io comenzó a crecer un 9% por mes cuando comenzaron a registrar el tiempo.
Por ejemplo, el fundador de Systeme.io, Aurelien Amacker, afirma que su empresa comenzó a crecer un 9% por mes cuando comenzaron a registrar el tiempo de su equipo.
Mostraré cómo lograr esto más adelante en el artículo, ¡así que sigue leyendo!
Analiza tus reportes de registro del tiempo
Hay ciertos proyectos que pueden hacer que realices múltiples tareas. Por ejemplo, si eres un administrador de eventos y estás organizando una cumbre en línea, necesitas dar cuenta de muchas cosas. Como organizar un lugar, confirmar oradores, patrocinadores y socios de medios. Además debes establecer objetivos en las redes sociales, iniciar una campaña de promoción o involucrar a contratistas que lo apoyarían.
No importa si se te factura por hora o por proyecto, debes mostrar reportes precisos a tu cliente, quien luego te pagará. Del mismo modo tomar en cuenta a otros contratistas que has involucrado. Cuando lleves un registro del tiempo que dedicas a realizar tu trabajo, podrás preparar y comenzar a analizar los reportes. Los reportes son útiles no solo para fines de facturación, sino que también pueden enseñarte qué no hacer en tu negocio.
Por ejemplo, podrías haber subestimado el tiempo que necesitaste para completar una tarea en particular en tu último proyecto. Como resultado, los márgenes de tu proyecto se redujeron. Al identificar este problema mediante reportes de tiempo, puedes considerar cobrar más por el mismo proyecto. Con el tiempo, las estimaciones de tu proyecto pueden mejorar, al igual que tus márgenes.
Con los reportes avanzados, puedes aprender qué cosas necesitas subcontratar. O incluso automatizar algunas tareas con chatbots u otra tecnología. Las actividades que consumen mucho tiempo influyen negativamente en tus márgenes.
En resumen, los reportes te ayudarán a mejorar tu facturación y aumentar la rentabilidad de tu empresa. Si tienes clientes que pagan considerablemente menos que el resto, puedes considerar solicitar una tarifa más alta. O simplemente suspender su cooperación si no pueden permitírtelo.
Consejo rápido: al reducir los proyectos menos rentables, puedes liberar más tiempo para los clientes que están dispuestos a pagar más por un mejor servicio. Como resultado, aumentará la satisfacción de tus clientes. Y eso puede resultar en más trabajo recurrente para tu empresa en el futuro.
Automatiza la facturación y los reportes de tiempo
Si eres un consultor que trabaja en régimen de retención con algunos de tus clientes, te beneficiarás de automatizar el proceso de recopilación de las planillas de tiempo de tu equipo, calcular las tarifas finales y agregarlas a tus facturas.
Para que el tiempo de facturación sea menos estresante y lento, puedes integrar tu sistema de contabilidad o nómina con una aplicación de registro del tiempo para aceptar pagos más rápido. Utiliza integraciones directas si tus herramientas de contabilidad y seguimiento del tiempo ofrecen una. Alternativamente, configura Zapier para conectar ambos y reducir el trabajo manual de transferir marcas de tiempo para crear una factura de anticipo.
Además, si aún no lo has hecho, configura la facturación recurrente que te ayudará a automatizar el proceso de emisión de documentos y a recibir pagos más rápido. Para las empresas que realizan un seguimiento del tiempo y los gastos de los empleados, considera la posibilidad de integrar tu software de registro del tiempo con una plataforma de automatización de gastos.
Registro del Tiempo para más Transparencia
Cuando trabajes con clientes, una mayor transparencia en los reportes del éxito del proyecto puede ayudarte a ganar la confianza y el respeto de tu cliente.
Según el Sprout Social Study, las personas definen la transparencia principalmente con términos como apertura (59%), claridad (53%) y honestidad (49%).
A continuación, presentamos algunas ideas sobre cómo puede volverse más transparente para mejorar el proceso de facturación y reportar el progreso del trabajo.
- Muestra un desglose del tiempo dedicado a las tareas en forma de tabla o gráfico circular.
- Aumenta el nivel de detalle en tus reportes, a minutos o incluso segundos.
- Envía reportes periódicos: analiza si tu cliente desea reportes diarios, semanales o mensuales.
- Considera describir las tareas con más detalles para que tus clientes puedan entender fácilmente en qué has trabajado.
- Mejora la precisión del registro del tiempo entre tus empleados y contratistas.
Promueve buenas prácticas de regristo del tiempo.
Si has ganado el control sobre tu rutina de seguimiento del tiempo, tu esfuerzo no dará lugar a muchos cambios si toda la empresa no sigue su ejemplo.
Muy a menudo, la razón detrás de un seguimiento del tiempo inexacto no es la pereza o la falta de transparencia. Esta situación puede aparecer cuando no existen las mejores prácticas para el registro del tiempo. Considera los siguientes pasos para cambiarlo.
- Indica de qué manera tu equipo debe realizar un seguimiento del tiempo, incluido el nivel de detalle.
- Explica qué prácticas no están permitidas. Esto ayudará a promover la disciplina entre los empleados.
- Muestra ejemplos de formas equivocadas y malas de hacer un seguimiento de los proyectos.
- Deja claras las categorías de tareas facturables y no facturables: crea ambas listas como referencia para todos los interesados.
- Mejora la claridad de tu equipo al escribir la descripción de la tarea.
Pro-tip: Sé un líder inteligente que esté dispuesto a educar y enseñar. No exijas a tus empleados y contratistas que resuelvan las cosas por su cuenta. Realiza una breve sesión en línea: reúne a todos los involucrados en tus proyectos y preséntales las mejores prácticas de registro del tiempo.
Prepara una breve presentación con ejemplos o utiliza la plataforma LMS de tu empresa para crear un curso simple sobre el seguimiento del tiempo. Encuentra algunos incentivos para que las personas realicen un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos con mayor precisión. Considera la posibilidad de crear una recompensa mensual para aquellos que se esfuerzan por introducir un enfoque saludable para el registro del tiempo en el trabajo.
Cómo realizar un registro de tu tiempo como profesional para una mejor facturación – notas finales
El registro preciso del tiempo es un hábito y, a menos que seas un empresario individual, deberás asegurarte de que toda la empresa lo haya adoptado con éxito. Solo si todos se involucran, lograrán un impacto real en los resultados de la empresa juntos.
Para lograr este objetivo, debes comenzar a educar sobre las mejores prácticas, verificar regularmente el rendimiento y aprender de los errores.
Más tarde, cuando hayas introducido las nuevas prácticas, puedes comenzar a medir el cambio y obtener más información sobre cómo invierte el tiempo tu equipo. Los reportes de seguimiento del tiempo te ayudarán a detectar las debilidades de tu empresa en la gestión de proyectos que pueden resultar en una pérdida de ingresos. Podrás realizar mejores propuestas de venta en el futuro y gestionar proyectos de forma más eficiente.
Espero que algunos de los consejos anteriores te sean útiles para mejorar tu rutina de registro del tiempo y tengan un impacto directo en la tasa de crecimiento de tu empresa. Ahora es el momento de experimentar con ellos y poner algunos en acción. ¡Buena suerte en tu camino hacia un mejor seguimiento del tiempo!
Sobre el Autor:
Margo Ovsiienko es Growth Marketing Partner para empresas de tecnología. Crea contenido que convierte a los visitantes del sitio web en clientes de pago para empresas B2B / SaaS con embudos de marketing digital. Puedes contactar a Margo a través de su blog Margo Leads o LinkedIn.
