Cinco Pasos para la Resolución Eficaz de Problemas en el Lugar de Trabajo
Cada día en el trabajo, los gerentes enfrentan situaciones que requieren la resolución de problemas. Estas situaciones pueden surgir en cualquier área de operaciones.
Trabajando como redactora de ensayos, entiendo que pueden ser tan simples como averiguar cómo llenar el horario de trabajo para que todos los turnos estén cubiertos hasta algo tan complejo como resolver las quejas de los supervisores acerca de que Recursos Humanos ha comenzado a enviarles solicitantes de empleo inapropiados.
Ciertamente, si el gerente recuerda seguir todos y cada uno de los pasos que se describen a continuación, puede encontrar soluciones de manera oportuna. A veces, todos los pasos toman sólo unos minutos para pensar en la situación. Otras veces, el gerente tiene que involucrar a muchas personas y el proceso puede llevar semanas.
La clave es seguir cada uno de estos pasos de resolución de problemas en todo momento.
Pasos para Resolver Problemas
1. Analiza el Problema que Necesitas Resolver
Incluso el problema más simple merece un análisis, como se describe a continuación.
- Define el problema real. Por lo general, los síntomas y los resultados no deseados son obvios.
- Investiga un poco para determinar el problema real. Habla con las personas más afectadas.
- Identifica las posibles causas. No aceptes sólo lo obvio.
- Recopila todos los hechos relevantes que estén disponibles. Si es necesario hacer suposiciones, asegúrate de que sean lo más informadas posible.
- Identifica la causa principal o el origen del problema según la información recopilada.
2. Desarrolla y Prueba Soluciones Alternativas
Aquí es donde el gerente definitivamente involucra a otras personas. Pueden ser solucionadores de problemas creativos, tener información especializada o tener un conocimiento sólido de las personas afectadas. El administrador inteligente reúne a quienes necesita para encontrar la mejor solución.
Juntos, el gerente y este personal revisan toda la información disponible sobre la situación del problema para determinar qué es un hecho y qué es una suposición. Luego, comienzan a desarrollar posibles soluciones. Este grupo podría aumentar su productividad y creatividad al intercambiar ideas. Algunos pueden desarrollar un modelo de computadora y jugar con él hasta que surja una solución. Por otro lado, otros sólo quieren discutir y cuestionar cada hecho y suposición desde todas las perspectivas posibles.
Ciertamente, no existe una forma correcta o incorrecta de encontrar posibles soluciones. Cualquier proceso o formato que produzca resultados está bien, ya sea que tarde diez minutos o diez semanas. El alcance y el impacto del problema generalmente determina la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios.
Cuando el problema es crítico que involucra sumas considerables de dinero, personas o un asunto de política que podría tener serias repercusiones, sería prudente probar varias soluciones en una operación de prueba.
3. Toma de Decisiones Como Parte de la Resolución de Problemas
El siguiente paso del proceso de resolución de problemas es tomar una decisión sobre qué opción es la solución más adecuada.
Hay cuatro criterios que el gerente puede encontrar útiles en el proceso de toma de decisiones:
- Evaluación de riesgo en función de su industria. Esto requiere pronosticar el impacto de cada opción para determinar los riesgos y pasivos. Una consideración es: ¿podría cambiar la decisión rápidamente, si fuera necesario?
- Economía de esfuerzo. ¿Qué solución posible dará el mejor resultado con la menor cantidad de tiempo, esfuerzo y otros recursos?
- Momento. Si la solución requiere un cambio significativo en los hábitos o en el trabajo de las personas, sería prudente optar por una implementación por etapas. Esto permite que todos tengan tiempo para ajustar el pensamiento y el comportamiento.
- Disponibilidad de recursos. ¿Están disponibles el personal, las finanzas, el equipo, el espacio y cualquier otro recurso necesario para implementar las soluciones que se están considerando?
Ciertamente, para tomar la decisión más eficaz, el gerente y su personal deben tener una idea clara y comprender todos estos factores para cada opción. Luego, deciden qué solución resolverá el problema.
4. Implementa la Solución al Problema
Ahora es el momento de que el gerente deje de hablar y pensar en el problema. Una vez que se toma la decisión sobre una solución, es el momento de actuar para implementarla.
Si esta es una solución simple como cambiar de turno y dar a alguien a lo largo del tiempo, la implementación podría limitarse a informar al personal afectado y publicar un nuevo horario.
Si se trata de un cambio significativo y/o una parte importante del trabajo, debe haber un plan de implementación que incluya lo siguiente:
- Plan de comunicación
- Una descripción detallada de los cambios que se están realizando.
- La justificación del cambio que facilitará la comprensión y fomentará el compromiso.
- El proceso de implementación, incluido quién está haciendo qué
- Plazos de implementación
La eficacia de la solución depende tanto de cómo la implemente el gerente como del valor de la solución en sí.
5. Evalúa los Resultados de la Resolución de Problemas
La evaluación de los resultados de la implementación de la solución es el paso final. El proceso y las herramientas utilizadas para la evaluación deben reflejar la importancia del problema y la solución para las operaciones de la organización.
Por ejemplo, un problema de programación que se resuelve en unas pocas horas con un mínimo de esfuerzo probablemente solo necesite una breve discusión con el personal afectado después de haber experimentado un ciclo de programación. Por lo tanto, una solución que requiera revisar las políticas y los procedimientos de recursos humanos para la contratación requiere un período de prueba más largo y una revisión exhaustiva de la efectividad de los cambios.
Domina la Resolución de Problemas
Ciertamente, el gerente que comprende y practica estos cinco pasos para la resolución de problemas encontrará e implementará soluciones efectivas a todos los problemas, grandes o pequeños, que plagan el lugar de trabajo.
Acerca del autor:
Bianca J. Ward es una escritora de ensayos en línea profesional en EssayWriterFree, donde ofrece a las personas trabajos cualitativos. Además, es una fotógrafa y viajera apasionada que ha visitado 52 países de todo el mundo. Bianca sueña con crear una exposición fotográfica para presentar sus obras a otras personas.
Cinco pasos para la resolución eficaz de problemas en el lugar de trabajo
- Analizar el problema a resolver
Incluso el problema más simple merece un análisis.
- Desarrollar y probar soluciones alternativas
No existe una forma correcta o incorrecta de encontrar posibles soluciones, cualquier proceso o formato que produzca resultados está bien.
- Toma de decisiones como parte de la resolución de problemas.
Toma una decisión sobre qué opción es la solución más adecuada.
- Implementación de la solución al problema
Una vez que se toma la decisión sobre una solución, es el momento de actuar para implementarla.
- Evaluación de los resultados de la resolución de problemas.
El proceso y las herramientas utilizadas para la evaluación deben reflejar la importancia del problema y la solución para las operaciones de la organización.
