10 Trucos de Productividad Inteligente que Debes Conocer
El trabajo remoto, o el trabajo híbrido, viene con muchos beneficios obvios, pero también hay algunos problemas que inevitablemente trae el trabajo desde casa. La automotivación y las caídas de la productividad son algunas de las luchas clave que enfrentan no solo aquellos que trabajan de forma remota o híbrida, sino también los trabajadores que regresan a la oficina. Siga leyendo para conocer 10 trucos de productividad que lo ayudarán a aprovechar al máximo su tiempo de trabajo, sin importar dónde se encuentre.
10 trucos de productividad
1. Guarda ese Smartphone
Según una investigación de Statista, la friolera de 6.600 millones de nosotros somos usuarios de teléfonos inteligentes. Eso equivale a alrededor del 83% de la población mundial. No sorprenderá entonces que una de las principales razones de las caídas de productividad en el trabajo provenga de tener un teléfono inteligente al alcance de la mano.
El atractivo de verificar a quién le gustó nuestra última publicación de Instagram o los últimos titulares de noticias a menudo es demasiado difícil de manejar. Es posible que en este punto estés pensando «Solo lo reviso por un segundo o dos a la vez, así que no es gran cosa». Por el contrario, un estudio de la Universidad de California, Irvine, descubrió que puede tomar hasta 23 minutos volver a concentrarse completamente en una tarea después de revisar una notificación.
A medida que más empresas adoptan el software de VoIP, la necesidad de un teléfono celular (o un teléfono de casa) a su lado está disminuyendo. ¿Qué es un VoIP? Significa voz sobre protocolo de Internet y es esencialmente un software que permite la comunicación de voz a través de Internet en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. VoIP se ha convertido rápidamente en una parte esencial de las soluciones telefónicas comerciales virtuales.
Truco de productividad: guarda tu teléfono inteligente y revísalo durante los descansos. Seamos realistas, la mayoría de esas notificaciones pueden esperar hasta entonces de todos modos.
2. Conviértete en un Profesional de ‘Async Comm’
«¿Qué diablos es ‘Comunicación asíncrona?» Async Comm, abreviatura de comunicación asíncrona, es una forma de comunicación que gira en torno a formas de conversación no inmediatas. En efecto, esto significa que en lugar de buscar responder instantáneamente a un correo electrónico o mensaje de chat, debemos responder cuando sea más apropiado.
Muchos de nosotros nos sentimos obligados a responder de inmediato, tal vez porque pensamos que es de mala educación no hacerlo o porque demuestra que estamos atentos. Como dije anteriormente, en realidad, la mayoría de estos correos electrónicos no son urgentes y pueden esperar un tiempo para obtener una respuesta. En cambio, debemos esforzarnos por reservar tiempo en un día para responder a los colegas para que podamos concentrarnos en las tareas el resto del día.
3. Prioriza las Puertas de un Solo Sentido Sobre las Puertas de dos Sentidos
Cuando una persona de negocios exitosa ofrece consejos, siempre vale la pena escucharlos. Cuando Jeff Bezos, fundador de Amazon y con un valor estimado de $ 171 millones, ofrece consejos, es mejor que obtenga su computadora portátil.
Hace unos años, el multimillonario hecho a sí mismo ofreció un dato sobre cómo mantenerse productivo. Dijo que hay dos tipos de decisión:
Decisiones de Puerta de Sentido Único
El tipo de decisión que, una vez tomada, no se puede revertir. Estas son las grandes decisiones que demandan tiempo y atención para que se hagan bien. Las decisiones de puerta de un solo sentido deben ser su prioridad. Por ejemplo: Comprar una casa.
Decisiones de Puertas de Dos Sentidos
El tipo de decisión que, por lo general, se puede revertir fácilmente una vez tomada. Estas decisiones no merecen una consideración seria y, en palabras de Bezos, «pueden y deben tomarse rápidamente». Por ejemplo: Pintar una pared.
Ahí tienes. Si Bezos nos dice que esta es la forma de tener éxito en nuestra vida laboral, creo que debemos aceptarlo e implementarlo. Así que dedica tu tiempo a pensar en las puertas de un solo sentido, no en las de dos sentidos.
4. Identifica su Hora de Superpoder
Cada uno de nosotros tiene un cierto momento del día en el que es más productivo. Durante mucho tiempo se ha afirmado que el momento más productivo del día es la mañana, sin embargo, un estudio de 2020 realizado por el instituto IZA de Economía Laboral encontró que, de hecho, la 1:30 p. m. es cuando somos más productivos. Aunque, por supuesto, la hora de la superpotencia de cada uno va a ser diferente.
Intenta identificar en qué momento de la jornada laboral te sientes más capaz de realizar las tareas y luego usa ese tiempo para trabajar en los proyectos más importantes, las decisiones de puerta de un solo sentido de las que hablé anteriormente.
Si, por ejemplo, el proyecto principal en el que has estado trabajando es cómo calcular el valor de vida del cliente y trabaja mejor de 1 p. m. a 3 p. m., ahorra trabajando en ese proyecto hasta ese período. Dejando la mañana para subtareas del proyecto, en este caso tal vez calcular CSAT. ¿Qué es CSAT? Esencialmente, CSAT (Puntuación de satisfacción del cliente) es una métrica que generalmente se encuentra a través de encuestas y cuestionarios posteriores a la interacción.
5. Mantén la Vida Laboral y la Vida Hogareña Separadas
Como dije antes, muchos de nosotros ahora estamos trabajando completamente en casa o parcialmente en casa y en la oficina. Desafortunadamente, esto ha llevado a que las líneas entre la vida laboral y la vida hogareña se difuminen. Esta es una mala noticia porque el trabajo es un lugar de acción, productividad y, a veces, estrés. La vida hogareña suele ser el contrapeso de la vida laboral y un lugar para relajarse.
Si bien puede parecer difícil separar el trabajo y el hogar, cuando trabajas desde casa, hay dos consejos clave que pueden facilitarlo.
- Dedica una habitación/espacio para el trabajo. Por muy tentador que sea, no lleved el trabajo a la sala de estar, a la mesa del comedor o, peor aún, a su cama. Ciertos lugares deben ser espacios de trabajo dedicados.
- Cíñete a tus horas: siempre que sea posible, trata siempre de trabajar las horas que quieras. Puede ser tentador dedicar una hora más a un proyecto cuando no puedes encontrar nada para ver en Netflix a las 9 p. m., pero esto difumina aún más las líneas entre el apagado y el encendido.
- No mezclar cuentas: uno de los mayores errores que puede cometer es usar indistintamente las cuentas del trabajo y personales. Muchas personas usan la misma cuenta de Gmail tanto para el trabajo como para el uso personal para ahorrarse cambios. Cuando es mucho mejor adoptar herramientas integradas de seguimiento de Gmail para tu cuenta de trabajo.
6. ¡No te detengas, nunca!
Todos hemos estado allí, se debe un proyecto importante, la fecha límite se acerca y ¿qué estamos haciendo? Organizar nuestros archivos en el disco compartido, actualizar contactos en nuestro cliente de VoIP, reflexionar sobre los beneficios de un dominio .io o casi cualquier otra cosa que no necesite hacer en ese momento.
Por cierto, si te preguntas «¿qué es el dominio io?» Es el dominio registrado del Territorio Británico del Océano Índico. Y una opción de dominio popular para SaaS y otras marcas tecnológicas.
El estancamiento y la procrastinación son solo formas elegantes de decir una pérdida de tiempo. Debería ser obvio por qué esto es malo para la productividad, sin embargo, a todos nos apetece alguna vez. Cada vez que sientas que te inclinas hacia la pérdida de tiempo, tómate unos minutos para volver a evaluar dónde te encuentras con el proyecto. Y descubra por qué está tratando de detenerse. Fíjese algunos objetivos pequeños dentro del proyecto y siga adelante para completarlos y luego vuelva a evaluar. Tratar de usar un software de seguimiento de proyectos ayudará a evitar estancarse en las tareas.
Sobre el tema de estancamiento…
7. Evita la temida ‘Ley de Parkinson’
La Ley de Parkinson es uno de esos proverbios menos conocidos con los que estoy seguro de que el 99% de nosotros podemos identificarnos, hasta cierto punto. Dice: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”. Lo que esto significa es que si tiene seis horas para, digamos, investigar cómo los consumidores califican las aplicaciones y sabe que podría tomar cuatro, es probable que se acerque a las seis.
Esto no quiere decir que estemos siendo vagos, sino todo lo contrario. Si sabemos que tenemos 6 horas para completarlo, nos decimos que tenemos más tiempo para hacerlo perfecto. Cuando en realidad, probablemente no terminará siendo mejor con el tiempo extra invertido.
Truco de productividad: ayúdate a evitar la Ley de Parkinson adoptando otras estrategias clave de gestión del tiempo, como estar a la vista de un reloj y aprender a decir que no.
8. Priorizar Siempre la Monotarea
Contrariamente a la creencia popular, generalmente no somos tan buenos en la multitarea. Claro, es posible que podamos hacer dos o más cosas a la vez, pero eso no significa que debamos hacerlo. Se ha demostrado una y otra vez que somos mucho mejores para hacer bien una cosa y luego pasar a la siguiente.
De manera similar a cómo tardamos 23 minutos en concentrarnos por completo después de revisar nuestro teléfono, se puede decir lo mismo cuando cambiamos de tarea.
Hack de productividad: ordena tus tareas por prioridad y trabaja en ellas una por una y observa cómo aumenta tu productividad en un instante.
9. Crea una rutina de trabajo que se adapte a ti
Una de las principales razones por las que nuestra productividad no es tan alta como debería es porque no estamos trabajando de una manera que obtenga lo mejor de nosotros. Da un paso atrás de vez en cuando. Elija un aspecto de su rutina de trabajo y pregúntese «¿Estoy haciendo esto porque me funciona?». Si no, modifíquelo hasta que esté orientado hacia usted.
10. Mantén el Objetivo Final en Mente
Incluso si sigue todos estos trucos de productividad, sin duda tendrá días en los que será realmente difícil concentrarse en la tarea. Es parte de la naturaleza humana tener días libres y luchar para estar motivado. En esos días es muy importante recordar por qué estás haciendo lo que estás haciendo. Cierra los ojos y concéntrate en el panorama general. El objetivo final.
“Este proyecto está pagando las cuentas, está pagando esas vacaciones con mi familia”. O, «este proyecto amplía mi cartera y desarrolla habilidades para agregar a mi currículum». O tal vez, «este proyecto me dará una gran sensación de logro cuando finalmente se presente».
Truco de productividad: no pierdas de vista el premio y recuerda que ser productivo te ayuda a lograr lo que quieres
Dedica tiempo a estos trucos de productividad para ser más productivo
Al buscar ser más productivo en el trabajo, es importante recordar que el cambio siempre es lento y gradual. Sé amable contigo mismo y da pequeños pasos. Si uno de estos trucos no te funciona, está bien, pasa al siguiente y sigue intentándolo. Mientras tengas el deseo de cambiar, sucederá.
La implementación de nuevos hábitos puede llevar hasta 254 días. Date tiempo, prueba estos trucos de productividad y persevera siempre.
Sobre el Autor:
Jessica Day es directora sénior de estrategia de marketing en Dialpad, una moderna plataforma de comunicaciones comerciales que presenta el mejor sistema telefónico para empresas. Es experta en colaborar con equipos multifuncionales para ejecutar y optimizar los esfuerzos de marketing, tanto para la empresa como para las campañas de los clientes. Jessica también ha escrito para sitios como PrettyLinks y Zumvu.
10 trucos de productividad inteligente que debes conocer
- Guarda ese teléfono inteligente
El atractivo de verificar a quién le gustó nuestra última publicación de Instagram o los últimos titulares de noticias a menudo es demasiado difícil de manejar.
- Conviértete en un profesional de ‘Async Comm’
La mayoría de los correos electrónicos no son urgentes y pueden esperar un tiempo para obtener una respuesta. En cambio, debemos esforzarnos por reservar tiempo en un día para responder a los colegas para que podamos concentrarnos en las tareas el resto del día.
- Prioriaz las puertas de un solo sentido sobre las puertas de dos sentidos
Elije el tipo de decisión que, una vez tomada, no se puede revertir, en lugar de aquellas que generalmente se pueden revertir fácilmente una vez tomadas.
- Identifique su hora de superpoder
Intente identificar en qué momento de la jornada laboral se siente más capaz de realizar las tareas y luego use ese tiempo para trabajar en los proyectos más importantes.
- Mantén la vida laboral y la vida hogareña separadas
- ¡No te detengas, nunca!
Cada vez que sientas que te inclinas hacia la pérdida de tiempo, tómese unos minutos para volver a evaluar dónde se encuentra con el proyecto y averiguar por qué está tratando de estancarse.
- Evita la temida ‘Ley de Parkinson’
La Ley de Parkinson es uno de esos proverbios menos conocidos con los que el 99% de nosotros podemos identificarnos, hasta cierto punto. Dice: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”.
- Priorizar siempre la monotarea
Ordene sus tareas por prioridad y trabaje en ellas una por una y observe cómo aumenta su productividad en un instante.
- Crea una rutina de trabajo que se adapte a ti
Una de las principales razones por las que nuestra productividad no es tan alta como debería es porque no estamos trabajando de una manera que obtenga lo mejor de nosotros.
- Mantenga el objetivo final en mente
No pierdas de vista el premio y recuerda que ser productivo te ayuda a lograr lo que quieres.