12 Formas Sencillas de Mejorar la Gestión del Tiempo

La gestión del tiempo es una habilidad esencial que todo el mundo debería aprender para aumentar su productividad. Cuando tienes estrategias adecuadas de gestión del tiempo, es mucho más fácil completar y alcanzar tus metas. En definitiva, la gestión del tiempo es la forma en que usamos nuestro tiempo para completar las tareas de manera efectiva.

Vivimos en una época en la que las distracciones están en todas partes y mantener la concentración es un desafío. Ya sea que desees aumentar la rapidez y la calidad de tu trabajo o simplemente quieras perder menos tiempo, estas estrategias de gestión del tiempo marcarán una gran diferencia.

Si trabajas de forma más inteligente, no tendrás que esforzarte de más. Este artículo te mostrará doce estrategias de gestión del tiempo que te ayudarán a ahorrar tiempo y realizar tus tareas de manera eficiente.

12 Estrategias de Gestión del Tiempo para Hacer las Cosas de Manera Eficiente

1. La Regla 4D

Hay cuatro principios básicos que te ayudarán a administrar tu tiempo de manera eficiente:

• Hacer
• Demorar
• Delegar
• Soltar

Examina tus tareas planificadas más de cerca y enuméralas bajo estos cuatro encabezados. Concéntrate en las tareas más urgentes y factibles.

¿Qué tarea puedes hacer más tarde? ¿Cuáles son las más urgentes? Ten cuidado de no subestimar deliberadamente una tarea para la que no estés predispuesto. A veces, necesitamos terminar un trabajo que no disfrutamos.

Puedes dividir casi cualquier cosa que necesites hacer, tanto en el trabajo como en el hogar, de acuerdo con estos principios, y hacer más cosas.

Con esta estrategia, identifica las tareas más esenciales o que requieren más tiempo, y concéntrate en hacerlas primero.

Este enfoque también te ayuda a adquirir el hábito de tomar decisiones que te ayudarán a organizarte mejor. Además tendrás una idea más clara de qué tareas se pueden delegar o ignorar por completo.

2. Toma Descansos

Incluso la persona más decidida y trabajadora debería tomarse un descanso cuando las cosas se pongan demasiado difíciles. O, preferiblemente, antes de que las cosas se pongan demasiado complicadas.

Es un buen hábito tomar pequeños descansos durante la jornada laboral para tener un poco de tiempo para distraerte.

Por supuesto, debes tomar tus descansos de una manera productiva, sin desmotivarte o volverte perezoso.

Asegúrate de que cuando hagas una pausa en tu trabajo, te desconectes por completo. En lugar de sentarte en tu escritorio durante el descanso, levántate y toma un vaso de agua. O simplemente mira por la ventana o almuerza afuera.

Hacer que la sangre vuelva a fluir con esta actividad menor puede ayudar a «despertar tu cerebro de nuevo». Cuando te sientes para volver al trabajo, te sentirás un poco más renovado y podrás seguir trabajando duro.

Haz todo lo posible por tomar descansos de 5 a 10 minutos cada pocas horas y no gastes más tiempo que el asignado en ser improductivo.

3. Monotarea

Contrariamente a lo que muchos quieren hacernos creer, no deberías intentar ser un maestro en la multitarea.

Aunque a menudo son elogiadas por los empleadores, las personas que realizan múltiples tareas tienen más probabilidades de encontrar un gran desafío al intentar concentrarse en tareas complicados. También causa fatiga mental y es una forma segura de disminuir la efectividad de tu enfoque de trabajo.

Es mejor concentrarse en una tarea a la vez y terminarla antes de pasar a la siguiente. Así también podrás obtener resultados más sostenibles.

El uso de planillas de tiempo, fichaje y control horario, y reportes de tiempo en línea puede ser de gran ayuda para mejorar tu control del tiempo.

4. Aprovechar las listas de tareas pendientes

Tener listas de tareas pendientes es bastante simple pero muy eficaz, siempre que te ciñas a ellas. Crea una lista de todas las tareas u objetivos que tienes para tu día. Luego, organízalos en orden de importancia o consumo de tiempo para que puedas asumir primero el trabajo más exhaustivo.

Cuando hayas completado todas tus tareas, te sentirás realizado y más inspirado para completar los elementos menos intensos de tu lista.

Las listas de tareas no son un lujo, pero son efectivas para mantener a las personas motivadas durante todo el día.

Sin embargo, sería mejor poner un límite a la cantidad de elementos que incluyes en tu lista. Si tiene demasiados, te sentirás agotado incluso antes de comenzar.

La cantidad de elementos que incluyas en tu lista de tareas pendientes dependerá de tu horario y situación laboral particulares. Pero haz todo lo posible por no abrumarte, o ninguna de estas estrategias de gestión del tiempo te resultará eficaz.

Los administradores de tareas son excelentes para este propósito. La implementación de herramientas que lo ayuden con sus estrategias de gestión del tiempo puede hacer que las cosas sean mucho menos complicadas. También evitará el estrés por faltar tareas o pasar demasiado tiempo en ellas.

Considera usar una herramienta de administración de tareas para planificar tu trabajo y siéntete más motivado para no desviarte de él durante el día.

Cómo hacer una lista de tareas pendientes:

1. Decide si deseas hacer tu lista en papel o electrónicamente, y considera el período de tiempo. ¿Lo estás haciendo sólo por un día? ¿O por el mes?
2. Anota al azar todas las tareas que se te ocurran y que debas realizar. No pienses en la importancia, simplemente «escribe libremente» todas las cosas que tienes que hacer.
3. Anota cuánto tiempo crees que te llevará cada tarea. Al conocer la cantidad aproximada de tiempo que tomará cada tarea, puede ser un poco más fácil averiguar cómo establecer prioridades.
4. Reorganiza la lista y coloca los elementos más importantes en la parte superior. Diferencia las tareas importantes por tiempo. Puede ser útil eliminar primero los elementos que consumen más tiempo.
5. Tacha las cosas sobre la marcha. Puede resultar gratificante eliminar o marcar las tareas completadas. Eventualmente, se harán las cosas y podrás hacer una nueva lista.
6. Deja la lista visible todo el día. Tener tu lista de tareas pendientes frente a ti puede reforzar el sentido de urgencia y garantizar que continúes trabajando en tus tareas durante el día.

[Fuente: Infographic Facts]

5. Utiliza los Métodos ALPS

El método ALPS es otra estrategia de gestión del tiempo que utiliza siglas para mantenerte al día con tu trabajo.

• A – Actividad
• L – Longitud
• P – Plan
• S – Supervisión

El método ALPS se basa en el método ALPEN alemán (Aufgaben, Länge, Pufferzeiten Entscheidungen, Nachkontrolle), pero incluso cuando se traduce, sigue siendo el mismo en principio. Así, el objetivo es aumentar el rendimiento y reducir el estrés.

El profesor Lothar J. Seiwert, un experto en gestión del tiempo, presentó el método y ha sido adoptado por muchos.

El método sugiere que las personas sigan cuatro pasos para ayudar a administrar mejor su tiempo.

Aprovecha tu tiempo para declarar la actividad, determinar su duración (longitud), planificar el desempeño de la actividad y monitorear cómo pasa por la supervisión.

Puedes utilizar el método ALPS como una estrategia de gestión del tiempo, ya sea en casa o en el trabajo, y te ayudará a concentrarte más y a lograr más con tu tiempo.

De acuerdo con este método, cuando hayas planificado tu trabajo, es probable que te sientas más recompensado personalmente al completar las tareas.

Este método mejora la eficacia de la gestión del tiempo y se puede utilizar en muchos escenarios diferentes. Puedes trabajar en una oficina bulliciosa o en un espacio tranquilo en casa; el método seguirá siendo útil y relevante.

6. Aprovecha los Bullet Journals

Si no eres de los que detallan las tareas que planeas para tu día, es posible que los diarios con viñetas te resulten más atractivos.

Debe tener un índice, un registro futuro, un registro mensual y un registro diario en su diario de viñetas. El registro futuro es para un vistazo de un vistazo a tus eventos futuros planificados. Tu registro mensual puede mantenerte actualizado sobre los planes del mes, como cumpleaños y días festivos.

El registro diario es más detallado y se centra en las tareas de cada día. Si te gustan las estrategias de gestión del tiempo realmente organizadas, puedes considerar el uso de símbolos para tu diario de viñetas.

Las ideas, las tareas, los eventos e incluso los conocimientos se pueden marcar con diferentes símbolos para que se destaquen más.

7. Aprende a decir «No»

Una de las cosas más difíciles para muchos de nosotros es simplemente «decir no». Pero si puedes decir que no a asumir más de lo que puede manejar, podrás seguir tu estrategia de gestión del tiempo con más éxito.

Decir no también se aplica a no permitirse distraerse o posponer las cosas cuando deberías hacer algo.

Construye tus estrategias de gestión del tiempo en torno a la cantidad de trabajo que sabes que puedes manejar. Luego, haz todo lo posible por seguir estrictamente sólo tus planes y no agregar nada a ellos.

También debes resistirte a quitar tareas de tu lista si sabes que son esenciales. Decir no implica idear una estrategia y seguirla con determinación disciplinada.

8. Bloquea las distracciones

En general, la vida está llena de distracciones, pero si quieres gestionar bien el tiempo, debes deshacerte de ellas.

Muchas cosas pueden distraerte durante el día, desde los perros que ladran en la calle hasta tu teléfono lleno de notificaciones.

Incluso los compañeros de trabajo pueden distraerte y tendrás que hacerles saber que estás ocupado o que te arriesgas a no terminar tu trabajo.

Cada distracción es una pérdida de tiempo porque necesitas volver a concentrarte, y eso a menudo puede ser un desafío.

Establece límites con quienes te rodean y deja en claro que cuando estés trabajando, ellos deben evitar socializar contigo a menos que sea urgente. También debes hacer todo lo posible para tener tu mente enfocada, de modo que no haya distracciones internas.

Deshacerse de las distracciones requiere tiempo para dominarlo, pero vale la pena el esfuerzo.

9. Agrupa tareas similares

Es una buena idea agrupar las tareas que son similares entre sí. De esa manera, puedes entrar en el estado de ánimo adecuado para una tarea y pasar a otra similar con el mismo enfoque y hacerla más rápido.

Por ejemplo, si tu trabajo consiste en redacción, edición, administración de equipos del entorno de trabajo, puedes agrupar la redacción y la edición juntas, y luego hacer las tareas restantes juntas.

Agrupa las tareas de tal manera que haya sinergia para obtener los resultados más efectivos.

Si estás a cargo de tareas más grandes que son más complicadas, puedes utilizar un software de gestión de proyectos. Este tipo de herramienta puede ayudarte a mejorar tus estrategias de gestión del tiempo y a lograr tus objetivos con éxito.

10. Ten un Reloj Visiblemente Colocado Delante de Ti

Esta es una de las formas más simples pero efectivas de administrar tu tiempo de manera efectiva. Colocar un reloj en algún lugar que veas todo el tiempo puede ayudarte a concentrarte en tu trabajo.

A veces, estamos tan ocupados que perdemos la noción del tiempo. Si tienes un reloj grande y muy visible frente a ti, te resultará más fácil permanecer en el momento.

Algunas personas también encuentran relajante el tic-tac rítmico del reloj. Solo asegúrate de no adquirir el hábito de mirar el reloj con demasiada frecuencia, lo que genera distracciones innecesarias.

11. Lidiar con el estrés

El estrés es un gran problema en la sociedad moderna y no sólo es malo para tu salud, sino que también puede distraerte de tu trabajo.

Las personas experimentan el estrés de diferentes formas y por diversas razones. Puede llevar a cuerpos y mentes cansados, lo que afecta profundamente la productividad.

Aunque manejar el estrés requiere más de una solución (especialmente si estás estresado por varias cosas), puedes adoptar un enfoque simplista.

Una forma de combatir el estrés es intentar dormir lo suficiente. Parece demasiado fácil, pero un buen descanso nocturno puede marcar una gran diferencia. Tu cuerpo estará mejor preparado para el día y tu mente estará más descansada.

También puedes hacer ejercicios más regulares y pasar tiempo al aire libre, disfrutando de la serenidad de la naturaleza. El yoga es una excelente manera de relajarse y descansar, y escuchar música puede hacer maravillas para una mente y un alma estresadas.

Encuentra lo que funcione mejor para ti y hazlo. Practica hábitos para aliviar el estrés con frecuencia para aprovechar al máximo las estrategias de gestión del tiempo.

12. Delega Inteligentemente

No es raro que las personas asuman más de lo que realmente pueden manejar cuando quieren ser productivas. Pero morder más de lo que puede masticar afectará tu productividad y obstaculizará tus estrategias de gestión del tiempo.

A menudo, es más prudente delegar el trabajo a otros en lugar de dedicarle tiempo. Puede suceder que alguien más pueda hacer una tarea específica más rápido o mejor que tu, entonces no tiene sentido perder el tiempo tratando de hacerlo.

Delegar parte de tu trabajo te quitará una carga y podrás concentrarte en hacer otras tareas. Por supuesto, no debes abusar de esta capacidad y, en cambio, sólo delegar cuando sea necesario.

Aquí hay un consejo profesional para los gerentes que trabajan de forma remota debido a la pandemia y necesitan delegar el trabajo: verifica el desempeño de los empleados remotos.

Todos los empleados deben ser evaluados para garantizar una productividad óptima. Si no sabes cómo se desempeñan tus empleados en cuanto al trabajo, no puedes delegarles más trabajo.

Administra tu Tiempo de Manera más Efectiva

Las estrategias de gestión del tiempo que se analizan aquí pueden funcionar bien para cualquier persona, ya sea que lo necesiten para el trabajo o en casa. Puedes elegir las estrategias que más te atraigan y desarrollar ideas para implementarlas a diario. Una vez que tengas un plan de batalla, la gestión del tiempo ya no será un desafío para ti.

Sobre el Autor:

Mark Quadros es un content marketer SaaS que ayuda a las marcas a crear y distribuir contenido excelente. En una nota similar, a Mark le encanta el contenido y colabora en varios blogs autorizados como HubSpot, CoSchedule, Foundr, etc. Conéctate con él a través de LinkedIn o Twitter.

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