Aumenta la eficiencia de tu equipo con estimaciones de tiempo, planificación, planillas de tiempo y más

La eficiencia y la productividad son factores clave para los directores de proyectos. Mantener sus proyectos encaminados requiere que dominen habilidades esenciales como la estimación del tiempo y la planificación. Por lo tanto, necesitan las herramientas adecuadas para medir estos factores y tener éxito en la planificación y ejecución de cada proyecto.

Es por ello que las estimaciones de tiempo impulsan el establecimiento de plazos para la entrega y planificación del proyecto. Y, por lo tanto, afectarán la evaluación de otras personas de tu confiabilidad y competencia como gerente de proyecto. A continuación, aprende a aprovecharlos al máximo.

¿Por qué estimar el tiempo?

Estimar el tiempo te permite mantenerte a tiempo y dentro del presupuesto, lo que te ayuda a cumplir con los plazos que estableces, ganándote la confianza de tus clientes. También ayuda como guía: puedes decirles a los miembros de tu equipo cuántas horas deben dedicar a una tarea específica. Para ello, es importante establecer estimaciones de tiempo factibles y realistas para no provocar estrés.

Recuerda que estimar el tiempo es una habilidad. Ciertamente, no es fácil. Por lo general, las personas tienden a subestimar en lugar de sobreestimar, lo que a veces puede ser peligroso. Si tardas demasiado en completar una tarea, tendrás un cliente o jefe enojado. Y si en cambio sobrestimas, probablemente entregarás las cosas antes de lo esperado, pero puedes perder clientes potenciales en el camino. Sobreestimar tampoco es la respuesta.

¿Cómo estimar el tiempo con precisión?

TrackingTime cuenta con software de gestión de tareas y seguimiento de proyectos para ayudarte a dividir proyectos y hacerlos manejables. Tus estimaciones de tiempo serán más precisas si comienzas desde abajo hacia arriba. En lugar de comenzar estimando el tiempo para un proyecto completo, comienza estableciendo una estimación para cada tarea y luego juntándolas.

Conoce a tu equipo e involúcralos

Las habilidades de usuario de TrackingTime te ayudan a asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas. Saber a quién delegas te ayudará a estimar el tiempo con mayor precisión. Si asignas una tarea que involucra Java Script a alguien que ha estado rastreando esa habilidad durante 1000 horas, el tiempo estimado será más corto que si eliges asignar la misma tarea a alguien que ha dedicado 200 horas a ella.

La buena comunicación con tu equipo es realmente importante. Pregúntales cuánto creen que deberían asumir esa tarea específica y permíteles establecer sus propias estimaciones y plazos, para que se involucren más en el proceso.

De esta forma, deberán cumplir con sus propias estimaciones de tiempo, en lugar de las estimaciones y plazos impuestos por otros. Al hacer esto, también desarrollarás las habilidades de estimación de los miembros del equipo. Este no es un detalle menor, ya que no solo conducirás a proyecciones más precisas y una mayor productividad, sino que también fomentarás la autonomía y la autosuficiencia del personal.

Aprende de tu trabajo

Una vez que el proyecto está completo, debes comparar las estimaciones del proyecto y la tarea con el tiempo de trabajo real utilizando los reportes de TrackingTime. Esta poderosa herramienta será de gran utilidad para futuros proyectos y tareas.

TrackingTime Timelines también te ayudará a aprender de la historia y será útil para evaluar cómo se desarrolló el proyecto y en qué punto de los hitos del proyecto se alcanzaron. Las líneas de tiempo cuentan la historia del proyecto y muestran información etiquetada.

¿Cómo pueden las planillas de tiempo ayudarte a estimar el tiempo y planificar proyectos?

Hacer un seguimiento del tiempo y la asistencia no es una tarea fácil. Especialmente si todavía usas Excel o papel para realizar un seguimiento de los horarios de entrada y salida de tus empleados. ¿El control de las horas de trabajo de tus empleados es una hoja de papel que entregan todas las semanas? ¿Todavía utilizas hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los tiempos de entrada y salida en tu empresa? Entonces probablemente sea hora de que empieces a pensar en tener un mejor sistema para agilizar este proceso y ahorrar tiempo y dinero.

El proceso de la planilla de tiempo está diseñado específicamente para ayudarte a hacer precisamente eso. ¿Sabes qué es una planilla de tiempo? Simple, es un método para registrar y rastrear la cantidad de tiempo que un empleado dedica a cada trabajo.

¿Por qué las tarjetas de tiempo son eficaces para aumentar la productividad?

Las tarjetas de tiempo mejoran la ejecución del proyecto, la toma de decisiones y el cumplimiento de las regulaciones laborales y gubernamentales. Y puede beneficiar no solo a las empresas, sino también a tus empleados. En otras palabras, las tarjetas de tiempo pueden ayudar a tu empresa de muchas maneras:

• Las tarjetas de tiempo son una excelente herramienta para maximizar la productividad y rentabilidad de las empresas, además de permitir un mejor control de los costos laborales.
  
• Mediante el uso de tarjetas de tiempo para medir a los empleados, se pueden analizar todos los recursos de la fuerza laboral que tiene una empresa, agilizando y mejorando tus procesos administrativos.
  
• Analizar el tiempo y la asistencia será más sencillo y preciso. Gracias a un sistema automatizado, solo necesitarás consultarlos siempre que los necesites.
  
• Podrás controlar la asistencia, los retrasos, los descansos y las horas extra trabajadas por tus empleados.
  
• Reduce la carga de trabajo de los empleados administrativos, ya que la automatización de tareas les permitirá dedicar ese tiempo a tareas más productivas.
  
• Al controlar las horas extraordinarias, los descansos y las bajas, los empleados se beneficiarán, ya que sabrán cuánto vale su trabajo y cuánto corresponde al pago de su salario.
  
• Reduce el tiempo que tardan los trabajadores en fichar su entrada y su salida. Esta es una de las grandes ventajas de las tarjetas de control automáticas, ya que facilita la engorrosa tarea de archivar horarios en Excel o manualmente.
  
• Aumenta la seguridad de los empleados, al reducir el tiempo de control y seguimiento, los trabajadores son más eficientes, aumentando su productividad y compromiso con su trabajo.
  
• Las tarjetas de tiempo te permiten descubrir los horarios más productivos de cada trabajador. Gracias a este sistema, se pueden organizar los horarios de cada empleado, permitiendo acuerdos y propuestas de horarios, y márgenes de entrada y salida.

Mejorando la productividad y la eficiencia en tu organización

No importa cuán productivo sea tu equipo, siempre hay algunas formas en las que puede saltar para llevar la productividad en el lugar de trabajo a un nivel completamente nuevo. Analicemos algo que realmente nos ayudará a comprender mejor la productividad y la eficiencia.

De esta manera, la eficiencia representa al nivel de desempeño como un proceso que utiliza la menor cantidad de entradas para crear la mayor cantidad de salidas. Por otro lado, la productividad es la medida promedio de eficiencia en la producción. Puede expresarse como la relación entre los productos y los insumos utilizados en el proceso de producción.

Diferencias entre productividad y eficiencia  

Aunque muchas personas ven productividad y eficiencia como sinónimos, son conceptos diferentes. Los dos términos están relacionados pero no son intercambiables. La diferencia entre ellos es una discusión entre calidad y cantidad. 

Por ejemplo, una persona productiva es alguien que hace las cosas. Sin embargo, esos logros podrían ser de corta duración si esa persona no construye su estrategia teniendo en cuenta los resultados a largo plazo. Esta es la razón por la que, en su mayor parte, la eficiencia y la productividad pueden estar reñidas.

Echemos un vistazo a la diferencia entre productividad y eficiencia. Los compararemos y analizaremos varios ejemplos para que comprendas claramente las sutiles diferencias entre los dos.

Fórmula de productividad

Existen diferentes fórmulas que puedes utilizar para medir la productividad en diferentes niveles, como empleados, organizaciones y software.

Para calcular la productividad de los empleados, puedes utilizar la ecuación simple a continuación para realizar un seguimiento de la productividad individual, de equipo o de departamento.

Producción total / Insumo total = Productividad laboral

Suponga que tienes una empresa que produce bienes por valor de $50.000 en una semana (producción). Y esto se hace utilizando 1.000 horas de trabajo (insumo). Para calcular la productividad laboral de tu empresa, debes dividir 50.000 entre 1.000, lo que equivale a 50. Esto significa que tu empresa genera $50 por cada hora de trabajo.

También puedes abordar la productividad laboral desde la perspectiva de las contribuciones individuales de los empleados. Entonces, en lugar de usar horas, usarías el número de empleados como entrada.

Por ejemplo, si la misma empresa tiene 20 empleados y genera $50.000 en bienes en una semana, dividirías 50.000 por 20, lo que equivaldría a 2.500. Esto significa que cada empleado produjo $2.500 para tu empresa esa semana.

Incluso si tienes una pequeña empresa propia que hace algo como el arbitraje minorista, la productividad de tu trabajo es importante y siempre debe medirse. Hacerlo te ayudará a ser más productivo con tu tiempo.

Fórmula de eficiencia 

Mientras que la productividad calcula la cantidad, la eficiencia se trata más de medir la calidad. 

Es posible calcular un alto número de productividad para cada empleado de tu empresa. Pero ese número por sí solo no te brinda información sobre la calidad del trabajo que obtienes de cada empleado.

Como se indicó anteriormente, un empleado puede parecer bastante productivo, pero en realidad produce resultados de baja calidad. 

Necesitas un punto de referencia para comparar los datos de productividad.

Puedes comparar tu productividad actual con el nivel estándar de esfuerzo requerido para lograr el mismo resultado. Divide las horas estándar de trabajo por la cantidad de tiempo trabajado, luego multiplica esa cifra por 100. Cuanto mayor sea el número final, más eficientes serán los empleados.

Esta es la ecuación para calcular la eficiencia:

(Horas de mano de obra estándar / Cantidad de tiempo trabajado) x 100 = Eficiencia

Entonces, si las horas de trabajo estándar de tu empresa para un proyecto en particular son 70 y la cantidad real de tiempo trabajado es 82, dividirías 70 por 82 y luego multiplicarías la respuesta por 100, obteniendo una eficiencia del 85%.

Cómo mejorar la productividad en el lugar de trabajo digital

Los usuarios comerciales se sienten cada vez más abrumados por la avalancha de correos electrónicos. Cada vez más empresas quieren prescindir de las hojas de cálculo de Excel y las aplicaciones de oficina rudimentarias de la era de las PC. Las intranets clásicas son una demanda irrazonable para quienes están acostumbrados a la usabilidad de dispositivos y aplicaciones modernos. En tiempos de redes sociales, teléfonos inteligentes e inteligencia artificial, las soluciones de comunicación y colaboración ya no son suficientes para administrar el trabajo diario.

Teniendo esto en cuenta, las soluciones modernas de colaboración empresarial van en aumento. Ofrecen herramientas útiles para la planificación, la comunicación y la productividad. Reemplazan los viejos programas de correo electrónico y de oficina al tiempo que abren nuevas posibilidades para una colaboración empresarial eficaz.

Microsoft Teams

Con equipos, Microsoft ahora está ampliando su cartera de productos. Esta nueva herramienta compite directamente con Slack. A finales de 2016, lo lanzaron como versión preliminar. Básicamente, el programa tiene casi exactamente el mismo conjunto de características que su competidor.

Recientemente, Slack quería hacer una oferta pública de adquisición de $8 mil millones, informa Business Insider. Pero Bill Gates rompió personalmente el trato.

En lugar de gastar tanto dinero en Slack, la empresa debería invertir el dinero en un mayor desarrollo de sus propios productos de productividad para hacerlos aún más atractivos para los clientes comerciales. Equipos parece ser uno de los resultados de esta estrategia.

Como uno de los proveedores de software empresarial más grandes del mundo, Microsoft otorga gran importancia a la adaptabilidad y la seguridad. Los factores importantes se encuentran entre los criterios de compra más importantes, especialmente en el sector empresarial. Los equipos incluyen API extensibles para adaptarse al espacio de trabajo. Las pestañas configurables también ofrecen acceso rápido a documentos de uso frecuente. Y permite la integración de servicios de terceros, como Asana.

Además, Microsoft tiene soporte integrado para Microsoft Bot Framework. De esta forma, empresas como Slack pueden desarrollar sus propios bots e integrarlos en equipos. En cuanto a seguridad, los datos siempre están encriptados. Y es compatible con importantes estándares de cumplimiento, como las cláusulas modelo de la UE, ISO 27001, SOC 2 e HIPAA.

Workplace by Facebook

Con Workplace, Facebook está ingresando al mercado de software de productividad empresarial por primera vez. En definitiva, la nueva plataforma de comunicación ofrece un Facebook interno tal y como lo conocemos de forma privada. Por tanto, no es necesario explicar el sistema al respecto. Y la mayoría de los usuarios deberían poder orientarse rápidamente.

Con funciones familiares, Workplace es fácil e intuitivo de usar desde el principio.

Es importante señalar que en la versión comercial no hay publicidad y los datos de las cuentas personales en Facebook y Workplace están completamente separados entre sí, asegura Zuckerberg’s Company.

Workplace hace una distinción similar entre la aplicación real y el mensajero. El llamado «chat de trabajo» en este contexto permite chats grupales, llamadas y videollamadas, así como compartir archivos y pantallas. En este sentido, compite directamente con Slack y Teams. Como ocurre con la versión estándar, el nuevo Facebook para empresas vive principalmente de grupos.

Los administradores que gestionan estos pueden ser privados o públicos. Toda la comunicación interna en la empresa, pero también la comunicación externa con clientes y socios, puede tener lugar a través de dichos grupos. Por ejemplo, estos pueden incluir miembros de un departamento, ubicación o equipo de proyecto especializado específico.