Economía de servicio: el registro del tiempo es imprescindible
El tiempo es el recurso más importante de la compañía para los proveedores de servicios, especialmente en la floreciente economía digital. Explicamos en esta publicación por qué deberían rastrear las horas de trabajo de su proyecto utilizando aplicaciones modernas de seguimiento de tiempos.
Economía de servicio y registro del tiempo
Las empresas que operan en la economía digital y están orientadas a las órdenes de trabajo tienen altos costos de personal. Estos incluyen, por ejemplo, fabricantes de software, agencias de marketing, relaciones públicas e internet, oficinas de ingeniería, consultores o proveedores de servicios de TI, por nombrar solo algunos ejemplos. Para tales empresas, el tiempo de trabajo de sus empleados es el recurso más importante, más caro y al mismo tiempo escaso de la empresa: la escasez de palabras clave de trabajadores calificados. Independientemente de si ofrecen sus servicios por hora o calculan proyectos con precios fijos, finalmente venden las horas de trabajo. Por esta razón, el registro del tiempo es la base para un presupuesto realista, estimaciones de costos, cálculos de precios y costos y, por lo tanto, para la planificación de proyectos más realista posible.
Sin embargo, en la práctica, los proveedores de servicios a menudo tienen grandes dificultades para registrar sus horas de trabajo de manera eficiente. Si bien el registro electrónico del tiempo de trabajo se ha vuelto indispensable en la industria, muchos «trabajadores del conocimiento» que trabajan en computadoras todavía usan Excel, si es que lo hacen, para crear sus hojas de tiempo. Dado que muchos empleados de oficina a menudo no reconocen los beneficios de registrar el tiempo por sí mismos, ven la creación manual de registros de trabajo como una tarea molesta que solo debe hacerse porque el jefe lo quiere.
En última instancia, esto lleva a registros por hora, que a menudo dan una imagen completamente irreal de la vida comercial cotidiana: cada empleado trabaja exactamente ocho horas al día, siempre llega a tiempo a las 9:00 a.m. y sale de la oficina todos los días a las 6:00 p.m. Las empresas que quieren saber más utilizan aplicaciones de seguimiento modernas como la nuestra. Estos proporcionan una manera fácil de registrar sin esfuerzo los tiempos de trabajo, facturarlos eficientemente y analizarlos utilizando informes claros. Explicamos más ventajas que convencen a más y más empresas en las siguientes secciones.
Transparencia de costos
¿Cuántas horas de trabajo se requieren para desarrollar un sitio web? ¿Cuánto tiempo necesito para diseñar un nuevo logotipo? ¿Cuántas horas debo facturar para crear una página de destino? ¿Cómo calculo el beneficio esperado de un proyecto? Los diseñadores, desarrolladores, comercializadores, diseñadores gráficos y todos los que brindan servicios creativos deben seguir haciendo estas preguntas una y otra vez, es decir, cada vez que reciben una nueva solicitud de proyecto. Muchos a menudo tienen que confiar en sus agallas para obtener una respuesta.
En el peor de los casos, esto puede ser muy costoso. Si establece un presupuesto para un proyecto que se calcula a un precio fijo, la empresa incluso puede perder dinero al final del proyecto. Cualquier empresa puede manejar un cálculo de proyecto incorrecto. Sin embargo, si esto no es una excepción y se convierte en la regla, puede tener serias consecuencias para la empresa; en la práctica, no es raro. Los proyectos de TI en particular a menudo se salen de control. Según un estudio de la consultora de gestión McKinsey, los presupuestos para proyectos de TI se superan en promedio en un 45 por ciento.
Las herramientas de registro de tiempo modernas como la nuestra, que ofrecen funciones de gestión de proyectos, prometen un remedio. Proporcionan más transparencia de costos al permitir a los usuarios registrar en detalle cada trabajo realizado para tareas de proyectos individuales en detalle. También puede especificar si los servicios individuales son facturables o no. Al final del proyecto, los tomadores de decisiones pueden calcular fácilmente los costos del proyecto utilizando las funciones de informes que se ofrecen.
Mejor presupuesto, planificación más realista
Otra ventaja que las herramientas de seguimiento del tiempo traen consigo y está directamente relacionada con el tema de la transparencia de costos se refiere a la presupuestación de proyectos. Los valores reales que se determinaron en proyectos anteriores pueden servir como una base de datos bien fundada para presupuestar un nuevo pedido. Un ejemplo: si tiene que estimar los costos de un nuevo sitio web y ya ha completado con éxito algunos proyectos similares, ahora podrá estimar mejor el tiempo invertido, es decir, con mayor precisión. Una estimación exacta del esfuerzo es un requisito previo crucial para presupuestos realistas y justos. Tanto los clientes como los proveedores de servicios pueden beneficiarse de precios justos.
Si desea llevar a cabo proyectos a tiempo y dentro de un marco económico, difícilmente puede evitar planificar el proyecto lo más detallado posible. El conocimiento de proyectos anteriores que sirvió como base para la elaboración de presupuestos también puede ser útil. La mayoría de los programas profesionales de grabación de tiempo admiten la especificación de plazos y estimaciones de tiempo que pueden simplificar la comparación de los valores objetivo y real.
Para las agencias y los trabajadores independientes, que están en la industria creativa y trabajan por horas, el registro de tiempo constante puede ser un factor importante para contabilizar las horas de trabajo justificadas. Muchas soluciones profesionales no solo permiten un seguimiento del tiempo conveniente y detallado, sino que también tienen herramientas de facturación integradas con las que puede facturar las horas de trabajo registradas directamente.
Generar confianza por parte del cliente
El servicio de facturación preciso no solo simplifica la facturación. A través de una forma transparente de trabajo, los proveedores de servicios pueden construir una estrecha relación de confianza con sus clientes. Como regla general, los clientes no son expertos en el campo de los proveedores de servicios y, por lo tanto, no pueden estimar cuánto trabajo realmente implica desarrollar una aplicación o corregir un error de programación. Sin embargo, si pueden averiguar exactamente en qué están gastando su dinero, entonces le darán más confianza al proveedor del servicio.
Condiciones de trabajo más flexibles
Cuando se usan correctamente, las soluciones de seguimiento de tiempo basadas en la web brindan beneficios no monetarios adicionales. La mayoría de las herramientas para equipos de negocios que están disponibles en el mercado hoy en día tienen módulos de informes más o menos extensos que pueden permitir condiciones de trabajo más flexibles.
Por ejemplo, nuestra aplicación TrackingTime, que está disponible para web, escritorio y dispositivos móviles, tiene una función de cronómetro simple para la grabación en tiempo real. El software muestra en el tablero en línea en cualquier momento en qué está trabajando actualmente cada miembro del equipo. No importa si los colegas trabajan en la oficina, mientras viajan o desde la oficina en casa. También hay informes de tiempo de trabajo fáciles de crear que muestran las horas trabajadas por empleados individuales en detalle en cualquier período. Gracias a tales características, la gerencia puede verificar en cualquier momento si las horas de trabajo acordadas con proveedores de servicios externos o empleados remotos se cumplen realmente.
