Estudio de caso: Una agencia de marketing duplica la productividad con TrackingTime

¿Te cuesta cumplir con los plazos, atender a varios clientes y mantener a tu equipo alineado? No estás solo. En este estudio de caso del mundo real sobre una agencia de marketing dinámica, descubre cómo una agencia en rápido crecimiento duplicó su productividad al cambiar a un sistema de seguimiento del tiempo más inteligente.

Descubre cómo TrackingTime les ayudó a ganar visibilidad, optimizar las operaciones y escalar de manera eficiente—conocimientos que cualquier gerente de PyME o propietario de agencia puede aplicar.

Sobre la agencia: rápido crecimiento, alta presión, plazos ajustados

Esta agencia de marketing digital opera en un entorno altamente competitivo donde cada hora cuenta. Con base en Toronto, Canadá, la agencia atiende a clientes en toda Norteamérica, ofreciendo servicios de SEO, marketing de contenidos y medios de pago. Con un equipo pequeño y ágil de 12 personas, gestionan múltiples proyectos de clientes simultáneamente, cada uno con plazos ajustados y KPIs de rendimiento.

A medida que creció la demanda de sus servicios, esta agencia enfrentó crecientes desafíos en torno a la coordinación del equipo, la gestión del tiempo y los informes a los clientes. La dirección necesitaba una forma escalable de registrar el tiempo, medir el rendimiento y mantener la calidad sin sobrecargar a su equipo.

El desafío: herramientas desconectadas y falta de visibilidad

Antes de TrackingTime, la agencia dependía de hojas de cálculo y actualizaciones por correo electrónico para gestionar las cargas de trabajo. Esto creó un sistema fragmentado sin información en tiempo real sobre quién estaba haciendo qué, ni cuánto tiempo se tardaba. Los cronogramas de los proyectos se retrasaban. El exceso de servicio se volvió común. Y las reuniones internas se convirtieron en adivinanzas en lugar de planificación estratégica.

Lo más importante es que, según los estándares de las agencias de marketing, carecían de visibilidad sobre el tiempo facturable frente al no facturable. Como resultado, estaban perdiendo ingresos y subestimando los costos de los proyectos, lo que afectaba directamente la rentabilidad y la moral del equipo.

«Las agencias pierden hasta un 30 % de ingresos debido a horas facturables no registradas.» – Harvard Business Review

La solución: implementación de TrackingTime en todo el equipo

En busca de una solución de seguimiento del tiempo confiable y fácil de usar, la agencia eligió TrackingTime. Seleccionaron la plataforma por su diseño intuitivo, sus integraciones sin problemas con Asana y Slack, y los paneles de proyectos personalizables que se adaptan a su flujo de trabajo basado en campañas.

Implementarlo en todo el equipo fue sencillo. Cada departamento—contenido, PPC, diseño y gestión de cuentas—adoptó rápidamente la herramienta. En el ámbito de las agencias de marketing, el rastreador de tiempo en tiempo real de TrackingTime, la vista de tablero y las funciones de informes automatizados se convirtieron en elementos centrales de las operaciones diarias.

Cómo usar TrackingTime en una agencia de marketing

Implementar TrackingTime no solo es fácil, sino que se adapta perfectamente a la forma en que trabajan las agencias de marketing. Tanto si tu equipo gestiona campañas de SEO, calendarios de contenido, cuentas de PPC o llamadas de estrategia con clientes, este marco te ayudará a rastrear el tiempo de forma eficiente y a aprovechar al máximo cada hora.

1. Crear un proyecto para cada cliente o campaña
2. Asignar tareas a los miembros del equipo y agruparlas por entregable (p. ej., artículos de blog, creatividades de anuncios, informes)
3. Establecer tareas facturables y no facturables para distinguir entre actividades
4. Animar a los miembros del equipo a adoptar el hábito de registrar el tiempo
5. Visualizar las cargas de trabajo con el Tablero
6. Generar informes de tiempo semanales o mensuales por cliente o categoría de servicio
7. Revisar el tiempo registrado frente a los presupuestos del proyecto para optimizar los alcances y precios futuros

Los resultados: duplicar la productividad y ganar control

Después de tres meses usando TrackingTime, la agencia vio una mejora de 2x en la productividad. Los miembros del equipo de marketing completaron más tareas en menos tiempo, gracias a la claridad y estructura que proporcionan los paneles de proyectos. El seguimiento en tiempo real eliminó la incertidumbre y los informes automatizados ahorraron horas de esfuerzo administrativo cada semana.

La comunicación con los clientes también mejoró. Dentro de la agencia de marketing, los informes precisos podían mostrar a los clientes exactamente cómo se invertía el tiempo, mejorando la transparencia y la confianza. Internamente, los gerentes utilizaron los datos de TrackingTime para asignar recursos de manera más efectiva y prevenir el agotamiento.

En las oficinas de Toronto, Vancouver y los miembros del equipo remoto en América Latina, la agencia unificó sus operaciones y escaló sin estrés.

Conclusiones clave para propietarios y gerentes de PyMEs

Este estudio de caso ilustra una verdad sencilla: cuando controlas tu tiempo, controlas tus resultados. Para las PyMEs y agencias que gestionan múltiples elementos en movimiento, implementar la estrategia correcta de seguimiento del tiempo puede aumentar drásticamente la eficiencia y mejorar los márgenes.

• Audita tus métodos actuales de seguimiento del tiempo: no confíes en la memoria o en hojas de cálculo
• Elige una herramienta que se integre con tu flujo de trabajo (gestión de proyectos, mensajería, etc.)
• Utiliza paneles para crear responsabilidad y visibilidad en todo tu equipo
• Analiza los informes de tiempo para optimizar precios, dotación de personal y relaciones con los clientes
• Comienza en pequeño y luego amplía la adopción en toda la empresa

¿Listo para mejorar la productividad de tu equipo?

Si buscas una forma comprobada de mejorar el rendimiento del equipo, comienza con TrackingTime. Este ejemplo del mundo real de una agencia de marketing muestra cómo incluso un equipo pequeño puede lograr resultados masivos con el sistema adecuado. TrackingTime ofrece todas las herramientas que tu empresa necesita para registrar, analizar y optimizar tu recurso más valioso—el tiempo.

• Paneles personalizados para proyectos y clientes
• Seguimiento de tiempo preciso y en tiempo real
• Visibilidad y responsabilidad en todo el equipo
• Informes automatizados para clientes
• Integraciones con tus herramientas favoritas