Mejora tu Rutina de Registro del Tiempo como Especialista en Marketing

¿Alguna vez has tenido la sensación de que te has involucrado en docenas de tareas en un día pero, de hecho, no has terminado nada? Administrar una agencia de marketing, trabajar como autónomo, ser parte de un equipo de marketing en una startup o trabajar como especialista en marketing requiere la habilidad de cambiar de enfoque rápidamente.

Se habla mucho sobre el agotamiento en la industria creativa. En la mayoría de los casos, la única forma de luchar contra los plazos que se acercan y un nivel de estrés cada vez mayor a medida que se acerca la presentación de tu proyecto es adaptarse al entorno.

Afortunadamente, si eres especialista en marketing, hay algunas medidas que puede tomar para administrar proyectos y cumplir con todos los plazos con mucho menos esfuerzo y estrés.

En este artículo, comparto algunos de los consejos sobre el seguimiento del tiempo que he trabajado como especialista en marketing mientras trabajaba para nuevas empresas tecnológicas y agencias de marketing gestionando varios proyectos al mismo tiempo.

Desearía haber tomado algún curso o que alguien compartiera estas lecciones conmigo al comenzar como especialista en marketing. Me habrían ayudado a ahorrar mucho tiempo, haciendo mi trabajo menos estresante.

Exploremos algunos de los consejos que aplico a diario y que también pueden ayudarte con tus proyectos.

6 consejos para estar al tanto de los proyectos como especialista en marketing:

1. Presta atención al nivel de detalle.

El brote de la pandemia de COVID-19 ha animado a las empresas a realizar reuniones en línea siempre que sea posible o utilizar herramientas para compartir pantallas para brindar capacitación técnica a los equipos. No es de extrañar que más empresas también se estén acostumbrando a los informes de tiempo en línea. Sin embargo, para ti, trabajar desde casa y todo lo digital podría causar más distracciones. Como resultado, puedes olvidar el registro del tiempo con precisión y actualizar tu CRM.

Uno de los desafíos del gerente de proyecto al final del mes es decodificar las entradas de la hoja de tiempo sin una descripción adecuada.

¿Deberías realmente preocuparte por mantener la precisión de tus hojas de tiempo y el nivel correcto de detalle que debes proporcionar a tus clientes? Por un lado, enviar un informe general que indique el número total de horas trabajadas puede generar preguntas adicionales, como en qué has estado trabajando exactamente este mes. Por otro lado, la introducción de una precisión extrema en el seguimiento de todas y cada una de las actividades es difícil de lograr. Es posible que este enfoque no funcione si tiendes a realizar múltiples tareas.

¿Entonces, cuál es la solución? Logra el equilibrio y elige un nivel de detalle razonable. Aquí hay un plan:

Introduciendo el nivel correcto de detalle para el seguimiento del tiempo

1. Define un nivel de detalle que sea aceptable para ti y tus clientes. Por ejemplo, puedes realizar un seguimiento de las tareas más importantes, no de las subtareas.
2. Integra tu aplicación de registro del tiempo con un sistema de gestión de proyectos que tu empresa esté utilizando para realizar un seguimiento del tiempo de forma más eficaz. Así automatizarás esta tarea comercial, te ayudará a recordar encender el temporizador.
3. Ejecuta informes semanales para identificar cómo estás invirtiendo tu tiempo y detectar problemas con tu productividad.

2. Recuerda encender un temporizador

No importa cuánto intentes ceñirte a tu rutina de administrar el tiempo de manera efectiva, muchas cosas aún pueden pasar por las vías. Al integrar tu sistema de registro del tiempo con una herramienta de gestión de tareas, puede facilitar mucho el proceso de registro del tiempo.

Una gran ventaja: no más entradas manuales.

Una vez que estés en un proyecto, verificando tus tareas diarias, simplemente activa un temporizador para que coincida la tarea con una entrada de tiempo. Puedes comprobar cómo funciona esta integración entre Asana y TrackingTime.

Pasos de acción

1. Integra tu herramienta de seguimiento del tiempo con una herramienta de gestión de proyectos.
2. Enciende y apaga los temporizadores una vez que comiences o reanudes una tarea.

3. Haz sesiones retrospectivas y planifica con anticipación

Si eres un especialista en marketing, no puedes mejorar tu rendimiento si no aprendes de tus errores e identificas los bloqueadores temprano. Es por eso que debes analizar tus reportes y verificar dónde ocurren las mayores filtraciones de tiempo. Programa algo de tiempo para verificar lo que hiciste bien, lo que no hiciste y las tareas que no encajan en tu horario. Encuentra algunas áreas en las que puedas mejorar y evita caer en la misma trampa la próxima vez.

Si no puedes resolver un problema por tu cuenta o no tienes las herramientas necesarias para ello, pide ayuda a tus colegas y busquen una salida juntos, simplemente no permitas que los bloqueadores afecten tu desempeño nuevamente. Por ejemplo, si no has podido importar archivos de análisis en json a Google Sheets porque no es un comercializador técnico. En este caso, evita dedicar cinco horas a aprender qué es json. En su lugar, pídele a un desarrollador de tu empresa que te ayude (¡incluso asígnale una tarea!).

Sugerencia: una vez que hayas terminado con el trabajo de la semana, planifica con anticipación. ¿Deberías planificar la próxima semana el viernes, domingo o lunes por la mañana? Eso depende de ti y depende de tu horario de trabajo. Sin embargo, siempre comienza la semana con una hoja de ruta clara para evitar perder de vista tus objetivos semanales.

4. Sé realista sobre los objetivos semanales

Daniel Pinker, autor de éxitos de ventas de Drive and When, menciona el concepto de un nuevo comienzo. Habiendo examinado más de 700 estudios, Pinker pone tiempo en marcos científicos. Explica por qué las personas se ponen a dieta el 1 de enero o deciden correr un maratón cuando tienen 30 años, llamándolo “abrir una nueva cuenta mental”.

El primero de enero es solo uno de los 86 días a los que la gente asigna un significado especial, un nuevo comienzo. Entre ellos se encuentran los lunes, el primer día del mes, el primer día de una temporada o el día en que se termina un proyecto. Los nuevos comienzos son excelentes para establecer resoluciones y crear una lista de tareas para ayudar a lograr metas ambiciosas. Sin embargo, la realidad es cruel y la rutina que uno cree que es posible seguir se vuelve difícil de seguir.

Elabora un plan realista y deja siempre alguna reserva para lo impredecible o urgente.

Hay otra razón por la que podemos fallar con las resoluciones establecidas en el nuevo comienzo: simplemente no podemos predecir lo impredecible: las incógnitas. Tampoco sabemos qué tareas adicionales u obstáculos aparecerán mañana para bloquear nuestro plan cuidadosamente estructurado.

Aquí hay una cosa: no asignes a tu semana con demasiadas tareas. Recuerda que terminar algunas tareas importantes es mucho mejor que comenzar una docena sin completarlas. A veces, vale la pena ser menos ambicioso para lograr más.

Elabora un plan realista y deja siempre alguna reserva para lo impredecible o urgente.

5. Seguimiento del tiempo no facturable

Hay ciertas actividades que uno no agregaría al tiempo facturable, como la administración, los correos electrónicos o la planificación. Probablemente no le cobrarás a tu cliente por una charla informal de veinte minutos. Sin embargo, debes tener en cuenta las horas no facturables si deseas ganar dinero como marketer.

El análisis de las horas no facturables ayuda a calcular tu tarifa por hora real y a comprender si estás satisfecho con ella o si necesitas aumentar tu tarifa. No importa si eres un comercializador independiente o una empresa que vende servicios como una casa de software, un bufete de abogados o una empresa de contabilidad, calcular una ganancia total es la clave para tu crecimiento futuro.

Además, sin tener en cuenta las horas no facturables, tampoco podrás determinar la rentabilidad del proyecto. 

6. Configurar hitos del proyecto

Con proyectos más largos y que consumen más tiempo, puedes desviarte fácilmente de tu desempeño. A veces, sólo necesitas visualizar cuánto te falta para lograr tu objetivo.

Ahí es donde puede ayudarte establecer hitos. ¿Cuáles son los hitos en la gestión del tiempo? Son los bloques de construcción más importantes del éxito de tu proyecto que te ayudan a realizar un seguimiento del progreso del mismo. Los hitos pueden marcar tareas críticas, el final de una etapa del proyecto o resultados clave (KR). A continuación, se muestran algunos ejemplos de hitos:

• Obtener 50.000 entradas de página únicas o suscripciones para un libro electrónico,
• Contratar un nuevo gerente de producto,
• Alcanzar sus objetivos de ingresos trimestrales.

En Asana, puedes configurar hitos como parte de tu proyecto, junto con tareas. Si bien un proyecto puede tardar meses en completarse, los hitos pueden funcionar como una guía para ayudarte a ver la luz verde al final del túnel.

Los hitos también pueden ayudarte a mantenerte motivado y celebrar un gran éxito. Entonces, ¿cómo contribuyen los hitos a la mejora de las rutinas de seguimiento del tiempo?

En primer lugar, te ayudan a planificar mejor. Al establecer plazos claros para lograr tus hitos, puedes verificar si te estás moviendo demasiado lento o con anticipación. También puede ayudarte al igual que los servicios de planificación de inventario están ayudando a las grandes empresas de comercio electrónico a reducir costos y trabajar más rápido. De esta manera, puedes ajustar tu plan: revisa tu estrategia si las cosas no funcionan y no estás cumpliendo con los requisitos o ajusta tus plazos si no has elegido un objetivo realista para lograr.

Registro del tiempo para los especialistas en marketing: notas finales

Mejorar las habilidades de gestión de proyectos es clave para tu éxito como especialista en marketing. Mantenerte al tanto de las herramientas disponibles que ayudan a mejorar tu rendimiento y reducir el estrés puede suponer un cambio significativo en la comodidad del trabajo para cualquier especialista en marketing.

Si eres un especialista en marketing, comienza poniendo en práctica estos seis sencillos consejos:

1. Presta atención al nivel de detalle.
2. Recuerda encender un temporizador
3. Haz tus sesiones retrospectivas y planifica con anticipación
4. Se realista sobre los objetivos semanales
5. Seguimiento de horas no facturables
6. Configurar hitos del proyecto

Sobre el Autor:

Margo Ovsiienko es socia de marketing de crecimiento para empresas de tecnología. Crea contenido que convierte a los visitantes del sitio web en clientes de pago para empresas B2B / SaaS con embudos de marketing digital. Contacta con Margo en su blog, Margo Leads o LinkedIn.

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