Beneficios de implementar una semana laboral de 4 días

En la década de 1930, los economistas proyectaron que las mejoras tecnológicas y de productividad harían posible una semana laboral de 15 horas en 40 a 60 años. Sin embargo, aquí estamos en 2022, manteniendo las tradicionales 40 horas.

La pandemia ha reavivado los debates sobre la productividad y la importancia del equilibrio entre la vida laboral y personal. Además, muchas empresas han estado experimentando con la introducción de la semana laboral de 4 días y han obtenido resultados interesantes.

Así, en un estudio de Henley Business School, más del 66% de los empleadores que implementaron una semana laboral más corta informaron una reducción en los costos operativos. También descubrieron que los horarios de trabajo flexibles les ayudaron a atraer al talento adecuado.

Microsoft Japón también experimentó una reducción en los costos de más del 23% debido a la reducción de las horas de oficina.

Perpetual Guardian, una empresa de gestión de fideicomisos de Nueva Zelanda, anunció un aumento del 20% en la productividad de los empleados.

Todas estas empresas también dijeron que sus empleados se volvieron menos estresados y más felices en general.

Entonces, ¿deberías poner a dieta las horas de trabajo en tu empresa? Veamos los posibles beneficios de la semana laboral de 4 días.

Beneficio 1: Mejor trabajo se hace en menos tiempo

Numerosos estudios han confirmado que los empleados tienden a pasar hasta cuatro horas al día trabajando. El resto del tiempo se dedica a reuniones, leer noticias, navegar por Internet y otras actividades para matar el tiempo.

Con menos horas de trabajo, las personas tienen que estructurar su día de manera diferente. Eso conduce a menos reuniones, menos microgestión y una disminución de las tareas tediosas. Además, dado que los trabajadores tienen más tiempo para recuperarse, llegan a trabajar con más energía y concentración. Da como resultado menos errores y una mejor productividad general. 

En algunos casos, se informó que los empleados que trabajaban menos horas se tomaban menos días libres por enfermedad. Eso significa que pasaron más tiempo concentrándose en sus tareas que con un horario estándar de 9 a 5.

En general, una semana laboral más corta parece reducir la cantidad de pérdidas de tiempo comunes, como:

• Cambio de responsabilidad por los problemas;
• Obras administrativas;
• Reuniones largas;
• Respondiendo correos electrónicos.

En cambio, comprimir muchas horas alienta a trabajar de manera más inteligente, no más difícil, lo que resulta en:

• Gestión del tiempo más eficiente (bloqueo de tiempo, tematización de días, lotes de tareas, etc.);
• Menos ausentismo;
• Menos plazos incumplidos;
• Trabajo de mayor calidad;
• Menor rotación de empleados.

Beneficio 2: Reducción de costos

Muchas empresas que cambiaron a una semana laboral de 4 días descubrieron que reducía sus costos variables. Mantener la oficina cerrada por un día adicional puede reducir el gasto en calefacción y energía. El reabastecimiento de la oficina también se realizará con menos frecuencia, ya que los suministros se utilizarán menos a lo largo del día.

Además, dar a los empleados un día libre adicional les permite atender sus compromisos personales sin tomar vacaciones pagadas. De esta manera, el dinero permanece en el balance de la empresa.

Otro beneficio de ahorro de costos de la semana laboral de cuatro días es la reducción de los gastos generales. A su vez, se traduce en un menor gasto en prestaciones y un potencial ahorro en salarios.

Funciona incluso para organizaciones sin fines de lucro. Por ejemplo, las escuelas públicas en Hawái cambiaron su semana laboral a cuatro días para ahorrar en maestros sustitutos.

Los empleados también tienden a gastar menos en atención médica debido a que tienen un día adicional para recuperarse. Más aún, ahorran en costos de transporte y tienen un día menos para pagar el cuidado de los niños.

Beneficio 3: mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal

La pandemia alentó el desarrollo de la cultura “siempre activa”, lo que hizo que hacer malabarismos con las responsabilidades relacionadas con el hogar y el trabajo fuera complicado. Resultó en insatisfacción en el trabajo, bajo rendimiento y baja moral. Peor aún, los trabajadores descontentos tendían a disminuir la motivación general en un equipo.

En un intento por mejorar la situación, algunas empresas recurrieron a la subcontratación. Contrataron especialistas externos para completar las tareas más tediosas: el modelo de equipo de desarrollo de software dedicado se ha vuelto cada vez más popular gracias a esta tendencia.

Sin embargo, las pruebas en diferentes países mostraron que una semana laboral de 4 días resuelve todas estas preocupaciones. Los empleados obtienen más tiempo para recuperarse del estrés, encargarse del cuidado de la familia, hacer ejercicio, visitar a un médico, hacer mandados, etc., sin sacrificar su salario o su carrera.

Aunque los trabajadores tenían menos tiempo para completar las tareas, se sentían más a cargo de su trabajo y sus funciones personales. Se volvieron más satisfechos con la vida en general. De hecho, la mayoría de los encuestados dijeron que la semana laboral más corta los hizo más productivos. También se sintieron menos estresados a pesar de que tenían plazos más cortos para las tareas.

Además, algunas personas dicen que tuvieron más tiempo para desarrollar nuevas habilidades que podrían aplicar en el trabajo.

Como resultado, las empresas disfrutan de un mayor compromiso de los empleados, lo que conduce a la proactividad y una mejor productividad.

Beneficio 4: aumenta la retención de empleados

Las horas reducidas hacen que un empleador sea muy atractivo para los empleados actuales y las contrataciones potenciales. La encuesta reciente de Qualtrics encontró que más del 80% de los empleados se sentirían más leales a su empresa si tuvieran una semana laboral de 4 días.

Los encuestados también señalaron que los horarios flexibles también eran deseables. Por lo tanto, combinado con las prácticas de gestión correctas, una semana laboral más corta podría hacer maravillas para las tasas de retención de su empresa y la calidad de las nuevas contrataciones.

Una disminución en la retención de empleados, a su vez, se traduce en un menor gasto en contratación y formación. También ayuda a la productividad ya que los empleados están más comprometidos con su trabajo. Otro beneficio secundario es la retención de conocimientos, ya que los trabajadores experimentados permanecen en la organización.

Finalmente, la rotación de empleados puede ser contagiosa cuando las personas comienzan a preguntarse por qué y cuestionan su propia lealtad a la empresa. Por lo tanto, los empleados satisfechos brindan una mejor atención al cliente y fortalecen el entorno.

¿Cómo implementar una semana laboral de 4 días en tu oficina?

1. Establece el mejor plan de cambio para tu equipo a una semana laboral de 4 días

Para aprovechar todos los beneficios de una semana laboral de 4 días y evitar confusiones, tu empresa debe rediseñar la forma en que funciona. Aquí hay algunas ideas sobre cómo prepararse para un modo de semana más corto:

Lanzar un programa piloto:

Es una prueba temporal para probar la viabilidad de la nueva idea. Una vez finalizado, puedes recopilar comentarios, verificar métricas y decidir si el nuevo cronograma es beneficioso.

Un programa piloto también es una excelente oportunidad para introducir nuevas técnicas de aumento de la productividad, como el bloqueo del tiempo, e identificar las pérdidas de tiempo.

Transición gradual:

Es un cambio lento y constante de un horario tradicional a una semana laboral de 4 días. Este método puede ayudarte a evitar impactos potenciales y mitigar riesgos.

Para implementar una transición gradual, reduce las horas de los empleados entre un 5 y un 10% cada semana o mes hasta alcanzar la meta.

Es posible que descubras que muchas técnicas de gestión del tiempo no funcionan bien para la transición gradual, ya que no ofrecen suficiente flexibilidad. Por lo tanto, es posible que debas introducir cambios en tu política de seguimiento de la productividad hasta que se realice el cambio.

Cambio abrupto:

Este método es adecuado si tienes confianza en el éxito y tienes un plan detallado para la organización del trabajo, la compensación y las políticas de los empleados. También debes asegurarte de que la mayoría de los empleados apoyen el cambio. En el caso de un cambio abrupto, podría ser útil introducir formatos de programación rígidos. El bloqueo de tiempo eliminará las distracciones y ayudará a sus empleados a completar sus tareas más rápido.

2. Establece expectativas claras de objetivos y metas para una semana laboral de 4 días

El principal beneficio de una semana laboral de 4 días es que es lo opuesto a la mentalidad de «siempre activo». Eso significa que debes establecer expectativas claras con tu equipo con respecto a su horario.

Por ejemplo, tus empleados pueden disfrutar de un límite claro, como no enviar correos electrónicos/mensajes de viernes a domingo. Alternativamente, puedes permitirles ser flexibles y decidir por sí mismos si necesitan trabajar algunas horas el viernes para terminar su trabajo o tener un día libre.

Para ayudar con el enfoque, considera la posibilidad de introducir temas del día. Junto con el bloqueo de tiempo, fomenta el trabajo sin interrupciones y crea un horario constante.

La tematización de los días también permite gestionar mejor las expectativas de las personas y potencia los beneficios de una semana laboral de 4 días.

3. Reduce las reuniones y tareas que pierden tiempo

El seguimiento del tiempo es una forma eficaz de identificar las actividades que hacen perder el tiempo. Sin embargo, ten cuidado de no convertir el seguimiento del tiempo en una tarea más para encajar en semanas laborales de 4 días. Asegúrate de que la herramienta de seguimiento elegida sea fácil de usar. Estas son algunas aplicaciones populares:

• TogglTrack
• Harvest
• TrackingTime
• RescueTime

El procesamiento por lotes de tareas también funciona bien para semanas laborales de 4 días, ya que ayuda a completar las tareas de manera más efectiva. Agrupar tareas similares ayudará a los empleados a mantener el enfoque y mejorar la productividad. El procesamiento por lotes de tareas también reduce la confusión y elimina el impuesto de cambio. Algunas personas incluso dicen que el procesamiento por lotes de tareas les ayudó a prevenir el agotamiento.

Aquí están las mejores aplicaciones para ayudar con el procesamiento por lotes de tareas:

• Google Calendar
• Any.do
• TickTick
• Plan

4. Obtén comentarios de tus empleados

El cambio a una semana laboral más corta requiere la colaboración de todos sus departamentos. Para obtener todos los beneficios de la semana laboral de 4 días, consulta con tus empleados y pídeles su opinión.

Puedes encontrar que el seguimiento del tiempo elegido y otros métodos de mejora de la productividad no dan el resultado esperado, y debas discutir ideas alternativas. De todos modos, involucrar a tu personal en el proceso aumentará su motivación y las posibilidades de éxito.

Además, considere trabajar con todos los departamentos para crear una política para la semana laboral de 4 días en su empresa. De esta manera, puedes asegurarte de que las pautas sean justas para todos los empleados.

Finalmente, debes asegurarte de que la política sea clara para todos y que entiendan los beneficios esperados.

¿Es una semana laboral de 4 días una buena opción para tu empresa?

Muchas empresas han estado disfrutando de los beneficios de la semana laboral de 4 días, como una mayor productividad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Sin embargo, el horario más corto también tiene sus inconvenientes.

Puede que no sea una solución única para todos. Además, deberás tener una rutina de seguimiento de tiempo establecida para tener éxito. Y ciertamente no ayudará un ambiente tóxico.

Por otro lado, si estás decidido a implementar una semana laboral de 4 días, deberías poder responder las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo principal de cambiar el horario?
• ¿Cómo medirás la efectividad?
• ¿Cómo mantendrás la eficacia de los empleados?
• ¿Tus clientes lo aprobarán?
• ¿Deben todos los empleados cambiar al nuevo horario?

Y si las desventajas de la reducción de horas superan las ventajas para tu empresa, existen otras formas de ayudar a aumentar la satisfacción y retención de los empleados.

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