Una guía práctica para trabajar desde casa evitando el agotamiento y manteniendo la cordura

Si eres nuevo en el trabajo de forma remota, sabes que no es fácil. Incluso podrías considerarlo imposible. Ciertamente, ocuparte de tantas cosas puede resultar inevitablemente en agotamiento y bajo rendimiento, sigue esta guía para evitarlos.

Steve Jobs no era un gran fanático de trabajar desde casa. Creía que la soledad amortiguaría algunas capacidades humanas importantes relacionadas con el trabajo, como la creatividad. Él dijo:

“La creatividad surge de encuentros espontáneos, de discusiones aleatorias. Te encuentras con alguien, le preguntas qué está haciendo, le dices ‘Wow’ y pronto estás inventando todo tipo de ideas «.

Steve Jobs

Definitivamente no estaría de acuerdo con la decisión del actual director ejecutivo de Apple, Tim Cook, de adoptar algunos aspectos del trabajo remoto de forma permanente. Cook dice que no cree que Apple «volverá a ser como antes porque descubrimos que hay algunas cosas que funcionan realmente bien virtualmente».

Pero ya no depende de las órdenes ejecutivas. Las empresas han tenido que adoptar la cultura del trabajo remoto para bien o para mal debido al COVID-19.

Evitando el agotamiento

Si eres nuevo en el trabajo de forma remota, sabes que no es fácil. No sólo se pierden las interacciones sociales. Es posible que la idea de trabajar en pijama te parezca absurda. Ciertamente, si tienes hijos o vives en una zona ruidosa, incluso podrías considerarlo imposible. Hay tantas cosas de las que debes ocuparte. Esto inevitablemente resultará en agotamiento y bajo rendimiento.

Encuentra a continuación algunos consejos para trabajar desde casa evitando el agotamiento y manteniendo la cordura.

1. Limita las horas de trabajo para evitar el agotamiento

Ciertamente, cuando trabajas desde casa tiene dos opciones para completar tus tareas.

1. El horario mixto: tener un horario mixto con horas de trabajo intermitentes. Te encuentras involucrado en tu trabajo todo el día completando tus tareas de manera inconsistente. Y sientes la presión de una carga de trabajo incompleta todo el tiempo. Estás preocupado por el trabajo todo el día.
2. El horario organizado: separando las horas de trabajo y vida, limitando así las horas de trabajo. De esta manera, te encontrarás más concentrado y con menos presión de trabajo durante el día. Así puedes terminar tus tareas durante las horas que has dedicado al trabajo y luego relajarte.

Los expertos recomiendan dedicar algunas horas específicas al trabajo y tratar de no trabajar fuera de esas horas. Por ejemplo, Cal Newport es un firme defensor de limitar sus horas de trabajo a un puñado de horas muy concentradas. Explica en su libro más vendido del New York Times, Deep Work:

«De tres a cuatro horas al día, cinco días a la semana, de concentración ininterrumpida y cuidadosamente dirigida, produce una gran cantidad de resultados valiosos»  

Cal Newport

Como empleada remota, Alicja Olko, gerente de alcance de ReferralCandy, habla sobre su proceso de trabajo: «Es importante separar tu tiempo de trabajo de tu tiempo libre. Especialmente cuando se trabaja en una computadora portátil, ya que es muy fácil distraerse con cosas personales, como chatear con amigos, navegar por las redes sociales o ir de compras. Utilizo una herramienta de seguimiento del tiempo para controlar mi tiempo de trabajo. Puedo iniciar y detener el seguimiento del tiempo fácilmente. Y alternar entre hacer el trabajo y lidiar con algo personal. Trato de ser disciplinada y me apego a un trabajo de rutina durante un par de horas seguidas, sin interrupciones ni distracciones por problemas personales. Me ayuda a ser más productiva y concentrarme «.

Una técnica de gestión del tiempo que podrías utilizar para limitar tus horas de trabajo es la «técnica de bloqueo de tiempo». Básicamente, es la idea de estructurar tu día en bloques dedicados a completar una tarea específica. Como explica Newport en una publicación, “calculo que una semana laboral de 40 horas con tiempo bloqueado produce la misma cantidad de producción que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura”. Por lo tanto, dedica de diez a veinte minutos cada noche a planificar los bloques de tiempo para tus próximos días.

Así es como se ve su plan para un miércoles aleatorio:

Ha escrito sus horas de trabajo (8 a 5) en la columna del lado izquierdo y ha asignado dos líneas a cada hora. A la derecha, puedes ver sus notas adicionales a sus bloques.

Obviamente, al limitar tus horas de trabajo, debes asegurarte de poner todo lo que tienes en tu trabajo. No querrás dedicar tus limitadas horas de trabajo a tareas sin importancia, como consultar las redes sociales, leer noticias o charlar con la gente. Ciertamente, necesitas hacer un trabajo profundo.

2. Profundiza en lugar de realizar múltiples tareas

El bloqueo de tiempo tiene una implicación importante para tu vida laboral. Ciertamente, puedes concentrarte exclusivamente en la tarea de ese bloque y evitar cualquier distracción. El trabajo concentrado en lugar del trabajo distraído es la clave para una alta productividad.

Cuando trabajamos desde casa, tendemos a dividir nuestro enfoque en múltiples tareas al mismo tiempo. Podríamos mantener nuestra bandeja de entrada abierta en una pestaña separada en caso de que recibamos emails relacionados con el trabajo. También minimizamos Slack y recibimos notificaciones de cualquier mensaje publicado en la aplicación. Sin mencionar nuestra actualización compulsiva de los feeds de las redes sociales para encontrar contenido nuevo.

En muchos casos, estamos obligados a hacerlo. Hago actividades de divulgación como parte de mi trabajo, por lo que a lo largo de los años desarrollé el hábito de revisar mi bandeja de entrada cada media hora aproximadamente, incluso cuando no estaba trabajando. Escribir una respuesta rápida a los correos electrónicos no me resultó exigente, así que lo hice de inmediato. 

Sin embargo, mi principal responsabilidad era la redacción de contenido. Por lo tanto, el éxito de mi difusión por correo electrónico dependía de mi escritura. Así que la mayor parte de mis horas de trabajo se dedicaron a intercambiar ideas sobre temas, investigar y preparar publicaciones de blog, ya sea para el sitio web de un cliente como guest posts.

Puedes adivinar de inmediato que lo mío era la multitarea. Durante el proceso de investigación y preparación de publicaciones de blog, solía mirar compulsivamente mi teléfono y revisar mi bandeja de entrada. Estaba alerta para responder a los correos electrónicos, relacionados o no con el trabajo, y cuando lo hacía me dejaba llevar por la redacción de blogs.

Con el tiempo, me di cuenta de que la multitarea tenía un efecto diverso en mi principal responsabilidad, que es escribir. Me tomaba una eternidad terminar una publicación de blog y tenía problemas para encontrar e investigar ideas. El resultado fue una acumulación de publicaciones de blog pendientes. Y una caída importante en el éxito de mis campañas de correo electrónico de divulgación. Ciertamente, necesité perder un cliente para entrar en razón. Y abandonar la multitarea en favor de un trabajo profundo y enfocado. 

3. Colabora de forma eficaz para evitar el agotamiento

La colaboración es clave si deseas llevar a cabo con éxito el trabajo desde casa. La colaboración eficaz no contradice el énfasis de los consejos anteriores en evitar distracciones y concentrarte en tu trabajo. Ciertamente, la colaboración efectiva es en realidad lo que enfatiza la cita de Steve Jobs al comienzo de este artículo. Colaboras con personas y compartes ideas. En algún momento del camino, se te ocurre una gran idea que podría mejorar tu carrera.

La capacidad de ser parte de un equipo y colaborar con ellos en diferentes proyectos es una de las principales habilidades de gestión de proyectos que todo trabajador remoto debe dominar. Pero a veces la gente tiende a descuidar eso. Parte del problema se puede encontrar en la falta de claridad con respecto a la colaboración en equipo.

Dmytro Okunyev, el fundador de Chanty, ha estado lidiando con problemas de colaboración en equipo el tiempo suficiente como para intervenir aquí. Y explica:

Nuestro nuevo espacio de oficina es básicamente un montón de canales de texto. Es como un equivalente digital de un espacio abierto y una sala de reuniones combinados. Algunas personas están debatiendo acerca de si usar o no Zoom. Así es para los equipos remotos en estos días. No existe una etiqueta acordada en los equipos que se vieron obligados a funcionar a distancia y esto es algo que debe abordarse. Si tienes reglas de conducción, ¿por qué no desarrollar un conjunto de reglas para la comunicación remota del equipo? Estas reglas agregarán claridad a cualquier equipo.

La comunicación es una parte importante de la buena colaboración. Ya sea para obtener ayuda de un colega o expresar tus ideas sobre un tema laboral, la comunicación efectiva es necesaria para el éxito de un equipo remoto. Tiene algunas características:

1. La comunicación efectiva es oportuna: es necesario saber cómo comunicarte con los miembros de tu equipo. Enviar un mensaje a las 10 PM es definitivamente molesto.
2. La comunicación eficaz tiene un lenguaje claro: debes tener en cuenta que no hay lenguaje corporal en los mensajes escritos, por lo que es propenso a ser malinterpretado. Utiliza un lenguaje claro para evitar malas interpretaciones.
3. La comunicación eficaz es bidireccional: también debes ser generoso y no sólo un receptor. Ayuda a un colega siempre que puedas.
4. La comunicación eficaz es constructiva: sé parte activa de las reuniones y comparte tus ideas. Tu objetivo es contribuir al crecimiento del equipo.

4. Utiliza las herramientas adecuadas

Morton Feldman, el compositor pionero del siglo XX, se cita “mi preocupación por momentos no es más que establecer una serie de condiciones prácticas que me permitan trabajar. Durante años dije que si pudiera encontrar una silla cómoda, competiría con Mozart ”, enfatizando la importancia de tener las herramientas adecuadas para mejorar la productividad.

Una gran parte de tu éxito como trabajador remoto está determinada por la calidad de las herramientas que utilizas. A continuación se muestran algunas sugerencias de herramientas:

El hardware adecuado:

Es bueno tener un espacio de trabajo dedicado, tal vez una habitación tranquila, con suficiente iluminación y un escritorio y una silla cómodos, una computadora lo suficientemente potente que pueda manejar las tareas, conexión a Internet de alta velocidad, un teclado inalámbrico si estás usando una computadora portátil porque no deseas inclinarte al escribir, y un mouse si deseas mover ese cursor cómodamente. Estas herramientas de hardware te facilitan la vida como trabajador remoto.

El software adecuado:

Las herramientas de software Saas facilitan enormemente la realización de tareas mientras colaboras con tus compañeros de trabajo. Trabajar como proveedor de servicios en solitario o tener tu propia empresa ya no es un sueño en estos días. Existe una gran variedad de herramientas que pueden ayudarte a mejorar tu trabajo:

Redacción y edición: Google Docs y Sheets son las herramientas de referencia para escribir. La aplicación Hemingway y Grammarly son útiles para editar tu escritura. Pocket es una herramienta que te permite guardar contenido de todas partes y leerlo a tu gusto. También vale la pena probar la herramienta gratuita de Google para tomar notas llamada Keep si te gusta tomar notas. Una aplicación de correo electrónico te ayuda a administrar todas tus bandejas de entrada y algunas otras aplicaciones sociales en un solo lugar.

Gestión del tiempo: TrackingTime es una herramienta intuitiva de gestión del tiempo que te permite planificar tu tiempo y trabajar de forma más inteligente.

Colaboración y gestión de equipos: TrackingTime tiene funciones de colaboración y gestión de proyectos. Hay muchas otras herramientas de colaboración que te permiten trabajar como parte de un equipo. Si estás utilizando macOS, puedes aprovechar los software de gestión de proyectos para mac. Los sistemas de gestión de empleados facilitan la organización de tus empleados para lograr tus objetivos de organización.  

Marketing: las herramientas de software de marketing han crecido rápidamente en los últimos años. Ahora existen herramientas para cualquier área del marketing, desde la generación de oportunidades de venta y el marketing por correo electrónico hasta áreas más avanzadas, como el mapeo del recorrido del cliente y el análisis de la opinión del cliente.

Contabilidad: si trabajas como autónomo, sabes que el uso de herramientas de contabilidad podría facilitar tu trabajo. Con estas herramientas, ya no tendrás que preocuparte por la facturación, el registro de recibos, el cálculo de impuestos, etc. Aquí una lista de herramientas de contabilidad que puedes utilizar.

Finalmente:

Trabajar desde casa resulta insoportable para algunas personas. Hay algunos errores que cometen que los hacen sentir así en relación al trabajo remoto. No limitan sus horas de trabajo y, por lo tanto, se comprometen mentalmente con su trabajo durante todo el día. Además, no pueden evitar las distracciones y concentrarse en sus tareas laborales de una en una. Y olvidan que son parte de un equipo, no colaboran ni se comunican eficazmente con los miembros del equipo. Finalmente, subestiman su dependencia de las herramientas adecuadas para el trabajo remoto. Por lo tanto, sigue estos consejos para asegurarte de evitar estos errores y aprovechar al máximo tu experiencia de trabajo remoto.

Sobre el autor:

Mostafa Dastras es escritor en The Digital Project Manager, un centro líder de recursos de gestión de proyectos digitales y una comunidad dirigida por el equipo de publicación digital independiente de Black & White Zebra. Su trabajo ha aparecido en algunas de las principales publicaciones como HubSpot, WordStream, SmartInsights, LeadPages, Sendinblue y MarketingProfs. Visita su blog, LiveaBusinessLife o comunícate con él a través de las redes sociales.

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