Mejores Prácticas para la Gestión del Flujo de Trabajo de Proyectos Internos

«Espera, ¡¿necesitamos hacer cambios en el proyecto, otra vez?!» Así es como se sienten los gerentes de proyectos en la mayoría de los casos, aunque solo escuche un «bien». ¿Por qué? Sencillo. Hacer cambios en el flujo de trabajo del proyecto es tan arriesgado como desactivar una bomba.

Cortar los recursos incorrectos podría condenar su proyecto al fracaso. Para eliminar este riesgo, es fundamental llevar a cabo un flujo de trabajo de gestión de proyectos adecuado relacionado con la optimización de la programación, las asignaciones y la evaluación tanto de tareas individuales como de todo el proyecto. Los empleados pueden trabajar de manera más eficiente en sus proyectos y evitar exceder el presupuesto o incumplir los plazos.

En este artículo, analizamos de cerca el uso de herramientas y rutinas para optimizar el proceso de flujo de trabajo desde su creación y posteriormente.

Comienza a revisar proyectos y flujos de trabajo anteriores

El fracaso o el éxito de proyectos anteriores es un claro determinante de lo que funciona y lo que no. En lugar de tratar de adivinar las aplicaciones de comunicación o programación de tareas adecuadas, los empleados más productivos consultan proyectos anteriores, revisan flujos de trabajo y hablan con los miembros del equipo. Descubrirás que la mayoría de las respuestas que está buscando ya están allí.

Obtén Comentarios de los Compañeros de Trabajo

Los comentarios de los compañeros de trabajo lo equipan con nuevos conocimientos, fortalecen sus relaciones y acortan el tiempo que lleva encontrar soluciones. Sin embargo, recopilar comentarios de los compañeros de trabajo no debería ser desalentador ni improvisado. Vamos a dividirlo en cuatro pasos:

1. Acércate con Atención

Antes de hacer la primera pregunta que te venga a la cabeza, empieza a escribirlas. Prepara preguntas que giren en torno a qué comentarios recibirá, de quién y cuándo.

2. Presenta la Solicitud de Comentarios como una Oportunidad

Dar retroalimentación no debería sentirse como una tarea. Intenta que suene más como una oportunidad para que los empleados mejoren su experiencia laboral y la de ellos en la empresa.

3. Se Específico en tus Solicitudes

Nuestras mentes se quedan en blanco cuando nos hacen preguntas amplias o vagas sin una pista determinada. En su lugar, pregunta a tus compañeros de trabajo sobre el desempeño en procesos específicos, como entrevistas, presentaciones u otras tareas.

4. Se de Mente abierta y Escucha

La retroalimentación honesta puede provocarte al principio, pero debes contenerte y escuchar sin interrumpir. Además, haz preguntas con calma para aclarar las razones detrás de los comentarios.

Realice un Análisis F.O.D.A Honesto

Esta técnica se enfoca en evaluar cuatro ideas cruciales dentro de un negocio: Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Tal análisis identifica qué procesos están dando un resultado satisfactorio y cuáles están ralentizando el progreso.

Un análisis FODA cubre los factores externos e internos que afectan la productividad y el resultado de un negocio. Normalmente, algunos de estos factores (especialmente los externos) son difíciles de controlar. Los otros que podemos controlar son beneficiosos para tomar mejores decisiones.

Considerar las fortalezas por separado revela pocos datos comparativos, pero si las comparamos con amenazas y debilidades, vemos si son útiles y confiables. Rastrear tanto las debilidades como las fortalezas localiza oportunidades ocultas que no se habían visto antes.

A continuación, incluimos un ejemplo de un negocio, un restaurante ficticio en el que se realizó un análisis FODA :

Ahora, puedes preguntar: «¿Cuáles son las fases de preparación para hacer un flujo de trabajo adecuado?» Así que vayamos directamente a ellos.

Preparativos del flujo de trabajo del proyecto

Detrás de celebrar los frutos de un proyecto exitoso está la enorme cantidad de trabajo que implica su organización. Sin un flujo de trabajo continuo que delegue, administre y programe tareas, todo el mecanismo comercial podría detenerse.

Por lo tanto, es vital mostrar la información necesaria, como estadísticas y hechos, a las partes interesadas. La mejor manera de reunir esto es usando un resumen del proyecto. Estos resúmenes explican el proyecto y sus objetivos con suficiente profundidad.

Creación de un Resumen del Proyecto

Un resumen es esencial para el éxito de un proyecto porque presenta el enfoque planificado y los procesos a seguir para su finalización. Menos detallado que un plan de proyecto, las partes interesadas y los equipos de proyecto utilizan un resumen para explicar un proyecto en pocas palabras, centrándose en los elementos principales, tales como:

• Alcance
• Objetivos
• Entregables
• Línea de tiempo
• Hitos

Los puntos a tener en cuenta al crear un resumen del proyecto incluyen lo siguiente:

Descripción del Proyecto

Selecciona información general pero importante sobre el proyecto. Saber para quién es exactamente el proyecto, los datos del contrato del cliente, su sector operativo, la base de clientes y la información de contacto sigue siendo importante para crear un resumen bien estructurado. Por ejemplo, si tu proyecto es sobre marketing por correo electrónico, asegúrate de mencionar algunas de las mejores herramientas como Mailchimp y otras alternativas de Mailchimp disponibles en el mercado.

Objetivos del Proyecto

Anotar los objetivos finales del proyecto para consultarlos durante la ejecución te ayuda a visualizar el panorama general del proyecto. Guíate con el método SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) y presta mucha atención al último entregable.

Línea de Tiempo del Proyecto

Después de aclarar lo que se requiere, trata de estimar el tiempo necesario para lograr los entregables. Es importante coordinar adecuadamente las tareas y priorizar las más urgentes. ¿Qué hito se terminará antes y cuál es la tolerancia para los retrasos?

Público Objetivo

Incluso un invento genial sería olvidado si no hubiera un mercado para él. Es por eso que el resumen de tu proyecto debe describir el público objetivo ideal. Entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto no tiene valor si no lo está dirigiendo a la demografía adecuada.

Reuniones de Equipo Centradas en el Anfitrión

Dos mentes son mejores que una. Más de dos aportan ideas invaluables a la mesa si un líder hábil está coordinando a los participantes. Las reuniones de equipo brindan una visión más clara para todos los empleados, sus expectativas y los objetivos generales que la empresa debe cumplir.

Sin embargo, estas reuniones deben compartir algunos elementos para ser efectivas. Dichas reuniones no solo deben ser sencillas y breves, sino también atractivas y orientadas a los resultados. Si tu equipo teme a las reuniones semanales como la peste, entonces vale la pena reevaluar su organización. Aquí hay algunos consejos de nuestro lado.

1. Anima a los Miembros del Equipo a Dejar sus Comentarios.

Deja en claro que todos son libres de dejar sus comentarios y no seas demasiado duro con las opiniones erróneas. El corazón de las reuniones de equipo es el compromiso y hacer que todos contribuyan.

2. Discutir Temas Inclusivos

Puedes centrar una reunión en problemas importantes que afectaron a uno o dos departamentos, pero como reunión de equipo, debes incluir temas que conciernen a todos los miembros del equipo.

3. Subdividir el Tema Principal a Través de una Agenda

Las excelentes reuniones con todo incluido tienen muchos elementos que vale la pena discutir. Separa la agenda respetando la línea de pensamiento y coordinando quién debe conducir la discusión en las diferentes partes.

4. Prepárate Bien

De hecho, las ideas más revolucionarias han surgido espontáneamente, pero esos momentos son pequeñas fracciones de largas reuniones con materiales preparados de antemano. Asigna a los participantes materiales para recopilar, preparar o leer antes de que comience la reunión.

Crea un Entorno que Fomente la Comunicación Coherente

Fomentar un ambiente de trabajo positivo y productivo requiere alentar a los empleados a interactuar más entre sí. Cuando la energía positiva se difunde en el entorno laboral, los empleados se verán incentivados a esforzarse más. Aquí hay cinco consejos que vale la pena tener en cuenta para lograrlo:

1. Fomentar la comunicación

Los equipos obtienen más resultados si se les presentan políticas de puertas abiertas que promuevan la comunicación y recopilen comentarios. Además, los chats uno a uno fortalecen el vínculo y agregan credibilidad a su rol como líder.

2. Sé agradecido

Felicitar a los miembros de tu equipo después de una tarea exitosa aumenta su autoestima y los hace sentir importantes y más productivos.

3. Encomendar responsabilidades

Acechar sobre los hombros de tus empleados y tratar de controlar cada paso de sus tareas los hace sentir poco confiables e incapaces. En su lugar, permíteles trabajar de forma independiente.

4. Criticarlos individualmente

Evite dar comentarios duros frente a todos los miembros del equipo. Las conversaciones uno a uno son más efectivas si tiene la intención de mejorarlas en lugar de sentirse avergonzado.

5. Evita ser extremadamente estricto

Mantener un ambiente de trabajo profesional no significa mantener a todos enfocados solo en el trabajo. Permíteles bromear, decorar la oficina con carteles divertidos y programar tiempo para actividades divertidas.

Herramientas de gestión de proyectos

Terminar proyectos con éxito requiere una gestión sucinta de las tareas y su progreso. Las herramientas de gestión de proyectos facilitan este proceso al planificar, monitorear y ejecutar proyectos a través de una interfaz clara y fácil de navegar.

Estas herramientas son ideales para mantener a todos actualizados sobre las tareas en las que otros están trabajando, han terminado o planean hacer. También son excelentes para equipos o empresas que fomentan el trabajo remoto. Diseñadas con diferentes modos de vista, análisis, filtros de búsqueda y otras características prácticas, estas herramientas son imprescindibles para un flujo de trabajo empresarial moderado.  

Seguimiento de actividades y tareas del proyecto

La primera y más importante característica que acompaña a una herramienta de gestión de proyectos eficiente es la capacidad de programar y realizar un seguimiento de las actividades y tareas. Los gerentes de proyecto pueden distribuir tareas con facilidad y los miembros reciben una notificación a través de una ventana emergente o correo electrónico. 

Estas herramientas vienen con funciones útiles, como calendarios, plantillas, carpetas e integraciones, donde puede administrar tareas y subtareas y mejorar el flujo de trabajo. Además, los miembros pueden intercambiar comentarios sobre tareas fácilmente.

Herramientas de Registro del Tiempo

Los proyectos se completan de dos maneras principales: por tarea o por hora. El sistema por hora es un poco desafiante porque debe tener herramientas especiales que controlen y realicen un registro del tiempo dedicado a las tareas. Dichas herramientas deben estar equipadas con funciones que monitoreen los dispositivos de los usuarios (por ejemplo, capturar capturas de pantalla) para evitar engaños sobre el tiempo dedicado a las tareas.

Al elegir una herramienta de seguimiento, verifica y asegúrate de qué características incluye y si tiene las funciones básicas que tienen todas las herramientas de seguimiento. Estas funciones incluyen detener, pausar e iniciar el temporizador de manera conveniente, editar las horas de trabajo, compilar facturas y transferir datos a los equipos de inteligencia empresarial.

En 2022, existen numerosas aplicaciones y herramientas de productividad que pueden utilizar tanto empresas como particulares. Los más populares incluyen TrackingTime, RescueTime, Harvest y Toggl Track. Se integran fácilmente con herramientas de gestión de proyectos como Slack y Asana.

Asana

Fundada en 2008 por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y su socio Justin Rosenstein, Asana es una herramienta sencilla para la gestión de proyectos. La interfaz está bien estructurada, con menús simples, espaciosos bloques para tareas y un diseño limpio. La herramienta cuenta con miles de clientes que pagan y viene con cientos de integraciones, como Outlook y Google Drive..

Slack

Mientras que Asana se enfoca en la gestión de proyectos, Slack es responsable de la comunicación fluida del equipo. Fundada por Steward Butterfield, cofundador de Flickr, Slack es una de esas herramientas de productividad esenciales en las que su equipo conversa, se ríe y comparte responsabilidades. Las integraciones permiten que Slack agregue versatilidad a otras herramientas para simplificar el intercambio de archivos, las comunicaciones en equipo y la gestión de tareas a través de salas públicas y privadas.

Mailbird

Independientemente de las diferentes herramientas de comunicación, la comunicación por correo electrónico nunca pasará de moda. Sin embargo, no podemos decir lo mismo de los dolores de cabeza cuando vemos una gran cantidad de correos electrónicos sin leer. Mailbird intenta ayudarte a ganar esta batalla unificando y organizando todos tus correos electrónicos en un solo lugar. Puedes agregar múltiples bandejas de entrada e integrarse fácilmente con otras aplicaciones.

Teniendo en cuenta estas herramientas, el siguiente paso es planificar adecuadamente su tiempo.

Gestión Adecuada del Tiempo del Proyecto

“El tiempo es esencial”, dicen. Las herramientas más maravillosas que existen no pueden salvarte de una mala programación. Todavía harán ping cuando lleguen los plazos. Es por eso que debes prestar mucha atención a la organización de tareas de manera efectiva. Aunque estas herramientas son fundamentales para completar proyectos, la asignación de un tiempo razonable para cada tarea es lo primero y más importante.

Mantén un Marco de Tiempo Realista

Es posible que te sientas atraído por el aumento de los ingresos y termines asumiendo más proyectos de los que tú o tu equipo pueden manejar. Antes de buscar fechas disponibles para programar un nuevo proyecto, considera un marco de tiempo realista para terminarlo, los proyectos anteriores, los retrasos inesperados y la carga de trabajo o disponibilidad de su equipo.

Un marco de tiempo realista crea espacio para descansos, charlas, reuniones de equipo y juegos. Estos contribuyen a un equipo más productivo y mejoran el flujo de trabajo mientras mantienen a tus clientes satisfechos. Tener una plantilla de horario de trabajo mensual o semanal para que todos la vean ayuda a coordinar a los miembros del equipo y evita el pánico cuando llegan los plazos.

Esté atento a la fluencia del alcance del proyecto

Un aumento del alcance describe aquellos proyectos cuyos requisitos, objetivos y perspectivas cambian mientras se desarrolla el proyecto. El proyecto se vuelve confuso, y definir responsabilidades o predecir su finalización es borroso y desafiante. Reconocer un posible desplazamiento del alcance no es tan difícil. Estas son algunas de las señales a las que debes prestar atención:

Los Stakeholders Quieren que se Prioricen Ciertas Características

Durante la ejecución del proyecto, las partes interesadas pueden querer agregar nuevas ideas al proyecto. Esto no solo sobrecarga al equipo con trabajo adicional, sino que también cambia el alcance del proyecto original.

Los Miembros del Equipo Gastan Recursos Adicionales en Satisfacer a los Clientes

Los gerentes tratan de mantener contentos a sus clientes para maximizar el rendimiento. Esto significa ofrecer servicios fuera del alcance del procedimiento regular, lo que genera pérdida de tiempo y demoras en el flujo de trabajo.

Los Requisitos no se Definieron Bien

Los requisitos de un proyecto deben definirse en detalle antes de trabajar en él. Reunirse con las partes interesadas y anotar todos los parámetros del proyecto. Puede parecer tedioso, pero ahorrará dinero, tiempo y mucho estrés.

El Rendimiento no Sigue el Ritmo de los Horarios

El rendimiento débil y la gestión deficiente conducen a retrasos en las tareas y, finalmente, a la ampliación del alcance. Cuando veas que los miembros subestiman las tareas o se exceden del presupuesto, es hora de un cambio.

Prepárate para los peores escenarios

Los tiempos difíciles de los últimos tres años nos enseñaron una lección clara: nunca sabemos lo que nos depara el mañana. Esto se aplica fuertemente al marketing y también al mantenimiento de un flujo de trabajo comercial estable. Ten en cuenta estos tres consejos si quieres estar preparado para escenarios inesperados.

Permitir el Acceso

Al organizar eventos, reuniones o encuentros, asegúrate de que más de una persona te haya dado acceso a los recursos, espacios o herramientas que necesitas. En caso de emergencia, alguien del equipo podría mantener el flujo de trabajo en marcha.

Cíñete a las Aplicaciones de Moda

Zoom, YouTube, PowerPoint y Google Drive son cuatro ejemplos de aplicaciones utilizadas por la mayoría. En lugar de pedirles a los usuarios que descarguen nuevas aplicaciones para acceder a sus materiales, quédate con las que ya conocen. De lo contrario, perderás mucho tiempo, especialmente si preguntas esto durante los eventos.

Mantener a Todos Preparados

¿Estás presentando un nuevo proyecto a los inversores y le han pedido ciertas pruebas o estadísticas en medio de la presentación, pero tu equipo de marketing está libre ese día? Asegúrate de que todos sepan dónde encontrar la información necesaria cuando la necesiten para no tener que molestar a los empleados en sus días libres.

Consejo profesional: puedes mitigar los peores escenarios de marketing asegurándte de utilizar las herramientas de automatización adecuadas que permitan a los equipos reaccionar ante múltiples datos en tiempo real. Un buen software de administración de PPC, por ejemplo, elimina mucha presión de los flujos de trabajo de los equipos de marketing al brindarles ajustes y optimización en tiempo real.

Prepararse para los peores escenarios crea un flujo de trabajo flexible que puede manejar situaciones difíciles. Sin embargo, esto no significa que debas estar satisfecho con un conjunto de sistemas. Siempre hay una mejor combinación de herramientas, procesos y cronogramas que vale la pena probar.

Experimenta con Diferentes Flujos de Trabajo

Todos sabemos que las fórmulas perfectas simplemente no existen cuando las variables son humanos. Las empresas tienen diferentes culturas laborales y mentalidades del personal. Por lo tanto, debe seguir probando diferentes flujos de trabajo hasta encontrar el que funciona mejor. Los comentarios de tu equipo acelerarán el proceso de encontrar este flujo de trabajo ideal, y no solo al principio.

Solicitar comentarios después de la implementación del flujo de trabajo te ayudará a refinarlo y mejorarlo. Esto significa realizar encuestas, hacer preguntas directas y comparar la cantidad de proyectos completados durante los cambios en el flujo de trabajo.

Gestión de flujo de trabajo

Completar proyectos dentro de los plazos requiere una gestión estelar que garantice que todos trabajen en un entorno libre de estrés que evolucione continuamente en sus procesos diarios. El tiempo es el activo más preciado que tenemos, y encontrar formas de administrarlo con el mínimo desperdicio sigue siendo un desafío tanto como sea necesario.

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo, junto con un conjunto de rutinas productivas mantenidas en constante actualización, mejorarán sus resultados. Aunque tiene que probar diferentes herramientas, cronogramas y procesos antes de encontrar lo que funciona para usted, todo valdrá la pena.

Sobre la Autora:

Victoria es comercializadora de contenido en Mailbird, una aplicación de administración de correo electrónico galardonada que le permite ahorrar tiempo al administrar varias cuentas. Victoria se especializa en todo lo relacionado con marketing digital y de contenido. Cuando no está experimentando con contenido nuevo, está en un podcast o grabando en YouTube.