Planificación y registro de tiempo para el éxito de tus proyectos
El tiempo es uno de los parámetros de control más importantes en la gestión de proyectos. El registro detallado de los servicios y las horas de trabajo no sólo permite contar con un presupuesto realista y una planificación adecuada, sino que también sirve como una base sólida para la toma de decisiones en todas las fases del proyecto.
Planificación y éxito
Los proyectos a menudo pueden salirse de control, especialmente en el complejo y dinámico mundo informático actual. Como muestra un análisis de la consultora de gestión McKinsey, los presupuestos para proyectos de IT se superan en un 45 por ciento en promedio. Las razones para que esto ocurra son variadas. A veces los proyectos fallan debido a la comunicación. A menudo son demasiado complejas y están mal planificadas. Sin embargo, un presupuesto poco realista y una incorrecta planificación del tiempo frecuentemente pueden conducir al fracaso. Las soluciones de registro de tiempo modernas en la nube, actualmente disponibles en innumerables variantes, prometen remediar esto. Se ofrecen como una mejor alternativa al registro molesto y propenso a errores en Excel. Los equipos de proyecto pueden registrar sus horas de trabajo de manera conveniente y detallada, facturarlas profesionalmente y evaluarlas mediante reportes claros. Como resultado, los gerentes de proyecto no sólo pueden mostrar los costos de manera más transparente, sino que también generan más confianza entre los miembros del proyecto y los interesados.
Transparencia de costos
Si el objetivo es finalizar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, no se puede confiar solamente en la intuición a la hora de planificar tareas y calcular costos, sino que se necesitan datos precisos. Si, por ejemplo, ponemos en marcha un proyecto ofrecido al cliente a un precio fijo sin presupuestar correctamente, la empresa podría, en el peor de los casos, incurrir en pérdidas. El registro constante del tiempo a lo largo de todo el proyecto conduce a una mayor transparencia de costos y mejores estimaciones de costos.
Mejor planificación
Otra ventaja que la gestión del tiempo trae consigo y está directamente relacionada con el tema de la transparencia de costos se refiere a la planificación del proyecto. Los servicios y las horas de trabajo que se han registrado en proyectos que han sido completados previamente sirven como una base sólida para la toma de decisiones al planificar futuros proyectos. De esta manera, los gerentes de proyecto pueden planificar las tareas del equipo de manera adecuada para optimizar la evaluación de la carga de trabajo correspondiente en cada proyecto.
Crear más confianza
El cliente del proyecto a menudo no es un experto en el área especializada del proveedor de servicios y, por lo tanto, suele ser difícil estimar cuánto trabajo realmente implica desarrollar un sitio web o solucionar un error de programación. Gracias a las planillas de tiempo de trabajo detalladas y las declaraciones de servicio precisas, se puede construir una estrecha relación de confianza entre el cliente y el proveedor de servicios.
Trabajo más flexible
El seguimiento de tiempo también puede resultar útil para proyectos internos dentro de una empresa. Por ejemplo, para crear confianza entre la gerencia y los empleados del proyecto o para implementar modalidades de trabajo más flexibles, como equipos remotos o home office, solicitado cada vez más los empleados. Con la ayuda de los reportes de tiempo de trabajo que muestran todas las horas trabajadas por empleados individuales, la gerencia puede verificar en cualquier momento si las horas de trabajo acordadas se están cumpliendo correctamente.
Conclusión
El registro preciso de las horas de trabajo y los servicios es la base para presupuestar los proyecto de manera realista, con estimaciones de costos y cálculos de precios correctos, permitiendo una planificación profesional de cada proyecto. Mediante un registro y análisis precisos de los servicios y las horas de trabajo realizadas con la ayuda de una solución moderna de seguimiento de tiempo para las empresas, los proyectos pueden orientarse mejor hacia el objetivo, es decir, a tiempo y dentro del presupuesto.
