Hacks de Productividad de Equipos Remotos e Híbridos para Mantener Tus Proyectos en Marcha
Muchas empresas han descubierto los beneficios de los equipos híbridos y remotos durante el último año. Con el potencial de impulsar la productividad, la motivación y la colaboración, está claro que ambos llegaron para quedarse. Incluso después de la vuelta a la normalidad.
Por ejemplo, Microsoft anunció sus planes para el futuro de su modelo de trabajo híbrido el año pasado. Y permitió a todo el personal trabajar hasta el 50% de su tiempo desde casa sin necesidad de aprobación. Además de ofrecer trabajo remoto permanente para cualquier empleado con la aprobación de su gerente.
Esto convierte a Microsoft en una del 82% de las empresas que planean habilitar el trabajo remoto parcial. De ellas, el 47% permitirá que los empleados trabajen a tiempo completo desde casa en un futuro próximo.
Sin embargo, estos beneficios no son automáticos. Hacer funcionar efectivamente un equipo remoto o híbrido, implica un cambio en el enfoque de la gestión de un equipo presencial.
Entonces, ¿Cómo maximizas tu potencial para mejorar la productividad y la colaboración?
Ampliar las Opciones de Comunicación
Cuando administras un equipo en múltiples ubicaciones, zonas horarias y patrones de trabajo, tu capacidad para comunicarte de manera efectiva impacta en la productividad y la colaboración.
Aunque un equipo presencial puede rendir con el mail y la mensajería instantánea, los equipos híbridos y remotos se beneficiarán de múltiples opciones de comunicación:
Mensajes y Alertas Urgentes
Es una buena idea tener canales de comunicación separados que sólo uses para emergencias y situaciones urgentes. Las llamadas telefónicas y los SMS internos pueden ser la mejor manera de contactar rápidamente a alguien.
Mantener estos canales para alertas urgentes sólo garantiza que los mensajes importantes nunca se mezclen con los mensajes más cotidianos, y que proporciones una forma confiable de llegar a las personas fuera de horario.
Notificaciones No Urgentes
En este caso, para los mensajes y notificaciones que no necesitan una respuesta inmediata, programar el tiempo para el correo electrónico le permite a tu equipo buscar actualizaciones y respuestas entre tareas más importantes en lugar de una interrupción que los distraiga.
Colaboración y Proyectos Grupales
Probablemente tu equipo necesite trabajar en una misma tarea y dependan unos de otros para cumplir con sus tareas y plazos. En este caso, la capacidad de enviarse mensajes de forma rápida e informal es indispensable.
Existe una amplia gama de aplicaciones de mensajería instantánea diseñadas para el trabajo remoto en equipo. Por lo tanto, busca el que proporcione las funciones para respaldar tu proyecto. Además de la mensajería, pueden ofrecer funciones para crear y asignar tareas y subtareas. O visualizar cronogramas dentro del proyecto, que ayuden a los miembros de tu equipo a ser más responsables del proyecto.
Reuniones y Debates Importantes acerca de los Proyectos
La mensajería instantánea es ideal para la comunicación intermitente a lo largo del día para trabajar en un proyecto grupal. Pero no es ideal para una discusión enfocada. De esta manera, puedes tener problemas de comunicación y diafonía cuando todos intentan dar su opinión a la vez.
Es por ello que, las videollamadas y las llamadas de voz son más apropiadas para este tipo de reuniones. Por lo tanto, estos hacen que tus reuniones sean más productivas.
De este modo te aseguras de que todos presten toda su atención, en lugar de responder a los mensajes mientras trabajan.
Protege el Tiempo sin Conexión
Cuando agregas más herramientas de comunicación a tu equipo, la tentación es usarlas tanto como sea posible. Pero el hecho de que estas herramientas permitan un enfoque «siempre en línea» no es la forma más productiva de utilizarlas.
Incluso en un proyecto grupal, cada miembro del equipo puede beneficiarse de un trabajo individual ininterrumpido en su agenda. Permitir que un equipo trabaje offline durante algunas horas diariamente es abrumador, pero la falta de distracción permite dedicar el 100% de su atención a tareas relevantes. Distraerse por una llamada o un mail puede reducir efectivamente el coeficiente intelectual de una persona hasta en 10 puntos.
Utiliza indicadores de disponibilidad en las aplicaciones de tu equipo para que sepan cuándo pueden esperar respuesta de otros compañeros. Con la programación y la comunicación adecuadas, este tiempo sin conexión puede mejorar la productividad sin obstaculizar la colaboración. Por ejemplo, Quora cambió recientemente a un modelo de trabajo en el que el primer control es remoto. Para garantizar una colaboración sencilla, Quora ha implementado «horas de coordinación» para cada zona horaria para que los miembros del equipo estén en línea al mismo tiempo para una discusión improvisada.
Habilitar la Autogestión
Si impulsar la productividad de un equipo remoto o híbrido significa permitir que los miembros del equipo trabajen de manera más independiente, entonces debes proporcionarles las herramientas para administrar su propio tiempo. Las herramientas de registro del tiempo no son para controlar el tiempo de tu equipo a lo largo del día, o al menos no cuando se utilizan correctamente. En cambio, permiten una mejor autogestión al hacer que las personas sean más conscientes y responsables de cómo usan su tiempo.
Tener un control total sobre esto y la capacidad de registrar tu productividad ayuda a los miembros del equipo a desarrollar la motivación. Más importante aún, les permite ver los resultados de los cambios que realizan en su productividad general.
Romper los Silos
Las aplicaciones de gestión de proyectos se pueden utilizar para fomentar una mejor comunicación y colaboración entre equipos, así como dentro de ellos. Asignar la propiedad de cada tarea y una estructura de responsabilidad clara dentro de un equipo, hace que sea mucho más fácil para las personas fuera de ese equipo ponerse en contacto con la persona adecuada en el momento adecuado
Podría reducirse en gran medida la cantidad de vueltas a medida que las personas averiguan con quién necesitan hablar de otro equipo, así como cuándo comunicarse.
Configurar respuestas automáticas para responder fuera de horario con tiempos de respuesta permite enviar mensajes rápidos sin quedarse esperando.
No Abuses del Video y la Voz
El video y la voz son excelentes formas de mantener una reunión concisa, pero también pueden ser una gran distracción. Mantener a tu equipo en llamadas constantemente significará su atención siempre estará enfocada en la videollamada.
El cambio, los mensajes instantáneos para la discusión cotidiana que mantiene las tareas encaminadas permiten a los miembros del equipo concentrarse en el trabajo cuando no están respondiendo.
Encuentra un Enfoque Híbrido que Funcione para tu Equipo
El trabajo híbrido y remoto tiene el potencial de permitir un gran impulso en la productividad. Sin embargo, esto requiere las herramientas y el enfoque adecuados. Concéntrate en eliminar la necesidad de microgestión. Configura tu equipo para que trabaje de forma independiente, colaborando y desarrollando sus habilidades de gestión del tiempo.
No existe una única respuesta correcta para la creación de equipos híbridos y remotos productivos. El enfoque correcto depende en gran medida del equilibrio del trabajo en grupo y en solitario en cada equipo. De igual manera dependerá de la necesidad de ese equipo de trabajar con otros equipos. Recuerda que debes realizar muchos cambios cuando introduces el trabajo híbrido descubriendo qué funciona o no para tu negocio.
Hacks de productividad para equipos remotos e híbridos
- Amplía las opciones de comunicación
Los equipos remotos e híbridos se beneficiarán de una gama ampliada de opciones de comunicación para cada situación.
- Protege su tiempo sin conexión
Con la programación y la comunicación adecuadas, este tiempo sin conexión puede mejorar la productividad sin obstaculizar la colaboración.
- Habilitar la autogestión
Si impulsar la productividad de un equipo remoto o híbrido significa permitir que los miembros del equipo trabajen de manera más independiente, entonces debes proporcionarles las herramientas para administrar su propio tiempo.
- Romper los silos
Asignar la propiedad de cada tarea y una estructura de responsabilidad clara dentro de un equipo, que se muestra en la aplicación de su proyecto, hace que sea mucho más fácil para las personas fuera de ese equipo ponerse en contacto con la persona adecuada en el momento adecuado.
- No uses mal el video y la voz
El video y la voz son excelentes formas de mantener una reunión concisa o una discusión enfocada, pero también pueden ser una gran distracción.
